Som tilbyder i en anbudskonkurranse er det mange feller man kan gå i. Både rent formelle feller og feilsteg som gjør at hele tilbudet kommer skjevt ut fra starten av. I denne artikkelen tar vi opp 10 vanlige feilene mange begår i tilbudsprosessen. Kjenner du deg igjen?
1. Du starter like før tilbudsfristen
Veldig vanlig og ganske forståelig i en travel hverdag. Mange bruker skippertakmetoden, så ved å begynne tidlig har du allerede et overtak mot dine konkurrenter.
2. Du setter deg for dårlig inn i oppgaven
Se punkt 1! Ved å starte tidlig og lese nøye gjennom alle dokumentene, har du bedre forutsetninger for å skrive et godt tilbud. Du må vite akkurat hva oppdragsgiver er ute etter for å kunne gi et tilbud som har vinnersjanser. Hvorfor skal oppdragsgiveren velge ditt tilbud hvis du ikke tilbyr det han spør etter?
3. Tilbudsfasen er dårlig koordinert
Hva betyr dette? Første forutsetning er du følger punkt 1 og 2 ovenfor. Deretter bør du sette opp en fremdriftsplan for anbudsbesvarelsen. Fremdriftsplanen bør inneholde en del relevante aktiviteter og tidsfrister. Les mer i slutten av artikkelen.
4. Du setter uerfarne folk på tilbudsoppgaven
Hvis det er flere i bedriften som skal være med å skrive tilbudet, er det viktig at de som skal skrive de forskjellige delene av tilbudsbesvarelsen må ha rett erfaring for å gjøre oppgaven. Og med erfaring mener vi bl.a. at de har erfaring med liknende oppgaver som oppdragiver etterspør, slik at de får frem aktuelle problemstillinger som oppdragsgiveren kjenner seg igjen i.
5. Du tar for lett på formelle krav
Også en ganske vanlig feil. Men ofte har oppdragsgiveren en plikt i å avvise ditt firma hvis du ikke har levert riktig og god nok dokumentasjon.
6. Du gjenbruker gamle tilbud
Også en klassisk feil dessverre. Mange tenker at man har funnet oppskriften på det perfektet tilbudet når man endelig vinner en konkurranse. Ukritisk gjenbruk kan resultere i slurvefeil som kan koste deg hele konkurransen. Det er ikke dermed sagt at du må skrive alt fra bunnen av hver gang, men det er ikke ofte to oppdragsgivere eller to oppdrag er helt like.
Hvis du klipper & limer helt ukritisk vil du med stor sannsynlighet bomme på besvarelsen.
7. Du skriver om hvor fantastisk løsning/firma/produkt du har
For en saksbehandler som skal evaluere flere tilbud enn ditt, er det sjelden han/hun er interessert i å bruke hele formiddagen til å lese gjennom et digert dokument med masse fyllmasse.
Pass på svare kort og konkret på akkurat det oppdragsgiveren er ute etter. Det samme gjelder firmainformasjon. Ikke legg ved en haug med presentasjoner og flotte beskrivelse av visjoner og strategier. Det er tilbudet og hva du kan tilby for å løse oppgaven som er viktig.
8. Du spør før du har lest tilbudet godt nok
Dette er for så vidt ingen stor krise, men hvis du spør oppdragsgiveren om informasjon som faktisk står i konkurransedokumentene, gir du et dårlig førsteinntrykk.
Sørg for å lese gjennom alt, og når du kommer til noe du lurer på, les gjennom alt en gang til før du sender en epost til oppdragsgiveren. Jeg vil også anbefale deg å sette opp en liste med spørsmål som du sender til oppdragsgiveren, i motsetning til å sende en ny mail hver gang du lurer på noe nytt.
9. Du dropper korrekturlesing
Om du har en skriveleif eller kommafeil er ingen stor krise. Men det er viktig å gå gjennom alt et par ekstra ganger hvis det er flere som har deltatt i tilbudsprosessen. Dette er spesielt viktig for å unngå motstridende informasjon.
Har du skrevet alt selv, så få noen andre til å lese gjennom for deg. Man ser seg ofte blind på egne feil.
Det er også viktig å sjekke at du har gitt pris på riktig grunnlag og under de forutsetninger oppdragsgiveren krever. Dersom det er motstrid, risikerer du at tilbudet blir avvist.
Hvis du tenker nytt og annerledes, og tilbyr noe annet enn det som er etterspurt, kan du også bli avvist, siden tilbudet ditt ikke er sammenlignbart med konkurrentenes.
10. Du glemmer å sjekke spørsmål og svar
Når oppdragsgiveren får et spørsmål fra en tilbyder, skal dette besvares slik at alle de andre tilbyderne skal få samme informasjon. Både spørsmål og svar skal kunngjøres til alle. Det er veldig viktig at du fanger opp disse opplysningene, slik at du ikke gir tilbud basert på feil forståelse av oppdraget eller vilkårene.