Etter en lang og krevende tilbudsprosess har spenningen endelig lagt seg og du har vunnet en anbudskonkurranse.
Gratulerer med ny kontrakt!
Etter å ha klappet deg selv på skulderen for en god innsats er det bare å brette opp ermene, for det er nå den virkelige jobben begynner.
Signering og oppstartsmøte
Å vinne en kontrakt med en oppdragsgiver er ofte starten på et avtaleforhold som skal vare en stund. Hvis det dreier seg om en rammeavtale, vil den forhåpentligvis vare ut opsjonsperioden også. Det er derfor viktig å komme i gang på en skikkelig måte, og ofte blir man invitert til et oppstartsmøte som også ofte inkluderer signering av avtalen.
I et oppstartsmøte er det viktig at man få avklart begge parters forventinger, både kundens forventning til dere som leverandør, men også deres forventninger til kunden. Det skjer ikke så rent sjelden at begge parter får seg noen overraskelser under et slikt oppstartsmøte. Selv om oppdraget eller leveransene er beskrevet i konkurransedokumentene, kan det fort være forhold man har glemt, eller at det beskrevet på en måte som kan tolkes i forskjellige retninger.
Det er også viktig å gå gjennom leveringsplanen eller fremdiftsplanen i detalj. Her kan det også dukke opp forhold som på et senere tidspunkt kan medføre tvister. Og det er viktig å få ryddet disse av banen så tidlig som mulig.
Er det satt spesifikke krav til møter og oppfølging i konkurransedokumentene, så er det viktig å gå gjennom dette så tidlig som mulig. Både frekvensen på møtene, men også innholdet. Skal dere sende inn noen rapporter eller beskrivelse av fremdriften, så bør dere også bli enige om hva rapportene skal inneholde, samt detaljnivået i fremdriftsbeskrivelsene.
Dere bør også bli enige om hvem som skal delta på møtene. Alle trenger ikke nødvendigvis å være med på alle møtene, men dere bør uansett avklare kundens forventninger rundt dette.
Når det gjelder signering er dette som oftest en ren formalitet. Ofte vil det foregå elektronisk gjennom oppdragsgivers kontraktsverktøy eller en annen elektronisk løsning. Noen ganger vil det fremdeles foregå på papir.
Pass på å avklare hvem som skal signere. Er det daglig leder som må signere, eller er det tilstrekkelig at KAM signerer.
Kontaktpersoner og oppfølging
For at kontrakten skal gjennomføres så friksjonsfritt som mulig, er det viktig at man har de rette kontaktpersonene å forholde seg til i den daglige oppfølgingen. I tillegg bør man også avklare hvem man skal forholde seg til når man må eskalere en uoverensstemmelse.
Eskalering høres alvorlig ut, og det kan det jo være, men det kan også være andre småting som du kanskje irriterer deg over, og som gjør at ting går tregt, eller at det stadig blir endringer i bestillingene som medfører mye ekstraarbeid for dere som leverandør. Dette er særlig viktig i rammeavtaler hvor bestillerene kan sitte lengre ut i organisasjonen og derfor ikke har noen ansvar mht. forvaltningen av avtalen.
Pass også på å følge opp og være lojal til møteplaner. Det vil også gi et dårlig inntrykk om kunden stadig må purre på rapporter, eller at beskrivelsen av fremdriften er mangelfull i forhold til det som ble avtalt i oppstartsmøte.
Hvis du ikke synes det er behov for noe statusmøte, kan du selvsagt kontakte kunden og spørre om de selv føler behov for et møte, men forsøk i hvert fall å være på tilbudssiden.
Pass også på at dere sender de rette folka i møtene. Hvis noen hos dere ikke kan møte som avtalt, så bli enig med kunden om dette, og sørg for å sette stedfortreder godt inn i sakene som skal diskuteres.
Fullt fokus på leveringstider
I mange avtaler er det regulert hvordan forsinkede leveranser skal håndteres. I verste fall kan det ende opp med dagbøter, og det er ikke noe trivelig for noen av partene.
Hvis dere vet at en bestilling eller en delleveranse i et prosjekt blir forsinket, må dere varsle dette så snart som mulig. Er det kunden selv som er årsaken til forsinkelsen, så må dere også informere om dette så tidlig som mulig.
Å være åpen rundt forsinkelser og årsaken til disse, vil som oftest møtes med forståelse hos kunden.
Forsinkelser, og særlig hvis de er gjentagende, er et stort irritasjonsmoment for kunden. Å alltid være usikker på om de faktisk får det de bestiller, er en uholdbar situasjon, og i verste fall vil kunden si opp avtalen.
Varsel om endringer
I et avtaleforhold som kanskje varer i 4 år eller mer, sier det seg selv at det vil skje endringer underveis. Noen typer endringer er avklart i avtalen, mens andre kan være helt uforutsigbare.
Vær OBS på prisendringsklausuler. Her er det mye ulik praksis ute og går. Alt fra at årlige endringer til at kunden krever faste priser i 4 år. Begge deler er jo tillatt, og så lenge du har levert et tilbud og akseptert vilkåret, kan du ikke komme etterpå og forlange å få endre prisene.
I tilfeller hvor prisendringer blir akseptert, er det som oftest oppgitt en frist for hvor lang tid i forveien du må melde om endringen for at den blir akseptert. Oversitter du denne fristen, kan du risikere at du må opprettholde de gamle prisene i ett år til. Mange oppdragsgivere vil kanskje være fleksible og akseptere en plutselig prisendring, men ikke ta dette for gitt.
Dessuten virker det proffere å forholde seg til de fristene som er avtalt. Det gir inntrykk av at dere har orden i sakene deres.
Andre endringer du bør varsle om, er forhold knyttet til faste kontaktpersoner. Dersom en av dine faste og sentrale kontaktpersoner slutter eller endrer stilling, bør du si i fra om dette, og samtidig presentere den som skal ta over oppgaven.
I noen tilfeller er det også slik at kunden krever å få godkjenne nye folk, særlig dersom kompetansen og erfaringene til folka dine ble evaluert da dere vant konkurransen. Kunden kan da kreve at erstatningen dere setter inn må ha like god eller kompetanse og erfaring som den som fratrer.
Å være åpen og tidlig ute med å varsle om endringer, gir kunden et godt inntrykk, selv om kunden i noen tilfeller kanskje ville være endringene foruten.
Endringer i omfang - hva er tillatt?
I tillegg til endring i form av priser eller folk som beskrevet før, kan det også oppstå situasjoner hvor kunden må gjøre endringer i omfanget. Spørsmålet som da dukker opp er; hvor store endringer er tillatt?
Her er det ingen fasit, så svaret vil ofte bli “det kommer an på”. Men noen tommelfingerregler finnes. Forskriften har en liste som sier noe om hva som er tillatt og ikke. Du kan lese den her.
Som hovedregel sier forskriften at endringer som “ikke er vesentlige” er tillatt. Men hva betyr “ikke vesentlig”?
Endringer på 10 % (15 % ved bygge- og anleggskontrakter) av kontraktsverdien, er ansett som tillatt, dersom endringen ikke overstiger EØS terskelverdiene.
Endringer knyttet til uforutsette hendelser er også ansett som tillatt, så lenge de ikke endrer kontraktens karakter eller overstiger 50 %.
Nødvendige tilleggsleveranser som ikke kan leveres av andre, eller det medfører store ulemper for oppdragsgiver å bytte leverandør, er også ansett som tillatt, så lenge de ikke overstiger 50 % av den opprinnelige kontraktsverdien.
Hva er ikke tillatt?
Som hovedregel, hvis endringen er såkalt “vesentlig” er den ikke tillatt. Det viktigste momentet her er hvorvidt andre leverandører kunne ha deltatt i konkurransen.
Et annet moment er endringer som «endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren».
Dette kan f.eks. være endring av prisreguleringsklausuler som går lenger enn det som var opprinnelig avtalt, eller om det innføres nye endringsklausuler som ikke var avtalt i den opprinnelige kontrakten.
Lojalitet til avtalen
Avtalelojalitet er et tema mange sliter med. Lojalitet til en inngått avtale er ikke en regel som er skriftlig nedfelt noe sted, men følger av ulovfestede avtalerettslige forpliktelser.
Avtalelojalitet betyr i praksis at begge parter opptrer lojalt overfor den andre parten gjennom hele avtalen. Dette betyr at man også skal forsøke å ivareta begge parters interesser.
Dersom du blir kjent med at kunden handler hos konkurrenten din, bør du ta opp dette med kunden på en pen måte. I mange tilfeller sitter bestillerne lenger ut i organisasjonen, og i verste fall vet de ikke engang at avtalen eksisterer, eller kan ha misforstått avtalen. I slike tilfeller vil avtaleforvalteren være takknemlig for at du sier i fra.
Avtalelojalitet i en rammeavtale betyr ikke at kunden har en kjøpsplikt. Rammeavtalen skal bare regulere vilkårene for fremtidige kjøp når kunden har et behov som avtale dekker. Men dersom kunden faktisk skal handle noe som avtalen omfatter, så har de en plikt til å handle fra den eller de de har inngått en avtale med.
Fra kundens side handle lojalitetsprinsippet om at kunden skal si ifra i god tid, dersom han kommer til å holde tilbake betalingen. Han kan ikke bare unnlate å betale fakturaen og etterpå oppgi grunnen for at den ikke ble betalt.
Som leverandør er det også slik at du plikter å ivareta kundens interesser. Hvis uforutsette ting gjør at oppdraget må avsluttes eller ting ikke blir ferdig, må du sørge for at konsekvensene for kunden blir minst mulig.
At du opptrer lojalt til avtalen, er viktig for firmaets omdømme, og hvis det skulle ende med at avtalen må avsluttes, så forsøk å gjøre det beste ut av det for kundens del. Dere vil antagelig nyte godt av dette senere.
Etikk takk
Helt til slutt vil vi minne om etikk. Historisk sett har det vært mye rart, og det finnes mange historier om både heisaturer og fine julegaver. Heldigvis er dette i det store å hele over. Både leverandører og oppdragsgivere har hatt stort fokus på dette de siste årene.
Ansatte hos kunden skal ikke motta gaver eller provisjon, eller andre typer tjenester til denne fordel.
Hvis du inviterer kunden på reiser, utstillinger eller arrangementer, skal oppdragsgiver selv dekke reise og opphold.
Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester, skal ikke brukes av ansatte i privat sammenheng.
Men en fruktkurv eller konfekteske som de ansatte i fellesskap kan nyte rundt kaffemaskinen før jul, er som regel ansett som greit.