Når du begynner å orientere deg i anbudsmarkedet, vil det dukke opp en del ord og begreper som det kan være vanskelig å forstå. Det kan også hende at man forstår ordene i seg selv, men er usikker på hvilken betydning de har i en anbudskonkurranse.
Tre topper å bestige
I det offentlige regelverket er det tre hindere man må overkomme for å nå opp som vinner i en anbudskonkurranse:
- Kvalifikasjonskrav
- Oppfylle alle andre minimumskrav
- Score godt på tildelingskriterier
Det er helt naturlig at man tror disse henger sammen, men i praksis er det 3 separate punkter. Rekkefølgen i listen over er ikke tilfeldig, fordi de har samme logiske rekkefølge i anbudskonkurranser også.
Forskjellen på disse tre er det viktig at du kjenner til, slik at du ikke bruker tid på forhold som ikke har reelle konkurransemessig fortrinn. Kanskje du vurderer firmaet ditt som ikke konkurransedyktig, fordi dere bare så vidt kan oppfylle et minimumskrav i en konkurranse? Ikke fortvil, les heller videre.
1. Kvalifikasjonskrav
Dette er det første nåløyet. Kommer du ikke gjennom her, vil ikke oppdragsgiver bruke ett minutt på tilbudet ditt, fordi ditt firma ikke er kvalifisert til å delta i konkurransen. Hvis dere oppfyller kravene, er dere med videre i konkurransen, og stiller helt likt som alle andre tilbudsgivere.
Kvalifikasjonskrav dreier seg om helt konkrete forhold knyttet til selve firmaet. Kvalifikasjonskrav har ingen rangering, her er det vinn eller forsvinn. Enten er man kvalifisert eller så er man ikke. Du er ikke bare litt kvalifisert eller mye kvalifisert.
Kvalifikasjonskrav dreier seg om hvorvidt dere har betalt skatt og moms, at dere har tilstrekkelig økonomisk kapasitet, eller har tilstrekkelig erfaring fra tidligere oppdrag.
Det kan selvsagt være flere forhold, men dette er de mest vanlige. Det er opp til oppdragsgiveren hvilke krav han ønsker å stille i konkurransen, og han har stor handlefrihet så lenge kravet står i forhold til kontraktens kompleksitet og karakter.
Dersom det f.eks. stilles krav til tre relevante oppdrag de siste tre år, så er det ikke nok med bare to de siste tre årene, ei heller tre oppdrag de siste fire årene.
Har dere derimot akkurat tre referanseoppdrag siste tre år, så er dere like kvalifisert som konkurrenten med 20 oppdrag.
Hvis dere oppfyller kravene, er dere med videre. Og neste nåløye er om dere klarer å oppfylle minimumskravene til det som skal leveres.
2. Krav og minimumskrav
Slike krav dreier seg ikke om kvalifikasjoner eller forhold ved firmaet, men er i stedet minimumskrav til det som faktisk skal leveres innenfor kontrakten. Dette kalles ”kontraktens gjenstand” på stammespråket innen offentlige anskaffelser.
I mange konkurranser er det gjerne laget en kravspesifikasjon som setter visse minimumskrav til det som skal leveres. Her må du svare Ja eller Nei, og kanskje utdype besvarelsen for å dokumentere hvordan kravet faktisk oppfylles.
I hovedsak er det slik at alle minimumskrav må oppfylles. Selv om det kun er ett eller to krav du ikke kan oppfylle, så er det mulighet for at tilbudet ditt kan bli avvist fra konkurransen. Vi kan ta et eksempel fra virkeligheten; kaffemaskiner.
En oppdragsgiver hadde en konkurranse på levering av kaffemaskiner og kaffebønner til maskinene. I kravspesifikasjonene stod det at maskinen skulle levere bl.a. espressokaffe. En av tilbyderne skrev at espressokaffen ble brygget på ”mørkbrente kaffebønner”.
Tilbudet ble avvist da mørkbrente bønner er noe helt annet enn espressobønner. Kravet var derfor ikke ansett som oppfylt. I slike tilfeller hjelper det ikke om kaffen kanskje smaker bedre.
Så hvis du ikke kan oppfylle alle minimumskravene, vil resten av tilbudet ditt heller ikke bli vurdert, fordi det blir forkastet fra konkurransen. I praksis skjer dette fordi løsningen ikke er sammenlignbar med de andre tilbudene, og gjerne fordi mangelen på oppfyllelse av kravet kan gi en konkurransefordel. Det er ikke lenger epler og epler man sammenligner.
Slik sett er absolutte minimumskrav litt som kvalifikasjonskrav, her er det også vinn eller forsvinn.
Når du oppfyller alle minimumskravene, er du med videre til neste del av konkurransen hvor tilbudet ditt blir vurdert på bakgrunn av oppfyllelse av tildelingskriteriene.
3. Score godt på tildelingskriterier
Tildelingskriteriene er siste hinder for å vinne en kontrakt.
Kriteriene brukes av oppdragsgiveren til å gi tilbudene en samlet score. Tilbudene sammenlignes basert på de forholdene som er oppgitt i tildelingskriteriene, og man setter en score for hvert forhold. Det beste tilbudet får som oftest best score, og de andre tilbudene gis en score i forhold til dette. Det tilbudet som har best balanse mellom pris og kvalitet, vinner.
Tildelingskriteriene er ofte prioritert med en relativ vekt regnet i %. For å vinne er det som oftest ikke nok å score godt på bare ett kriterium, men du må score bedre enn konkurrentene på de fleste kriteriene. Det hjelper ikke at prisen er lav hvis dere scorer så mye dårligere på kvalitet at vekten ikke står i balanse.
Begrepet kvalitet brukes som samlebetegnelse på alle former for kvalitative egenskaper i et tilbud. Det betyr i praksis ”hvor høy kvalitet får vi for pengene våre?”. Men kvalitet kan bety forskjellige ting for forskjellige oppdragsgivere, så her er det ingen fasit eller fast mal.
Det blir som når du skal handle ny TV. Større skjerm med bedre fargegjengivelse og høy kontrast, betyr at du må betale mer. Er du kresen på disse tingene så er du antagelig villig til å bla opp. Men naboen din som ikke har bil må kanskje frakte TV-en med seg hjem på bussen, og vil kanskje i tillegg vurdere hvor mye den veier eller hvor stor emballasjen er.
Slik er det også i anbudskonkurranser. Forhold du mener er viktig for å gi høy kvalitet, kan være noe annet enn det oppdragsgiveren faktisk mener er viktig. Så du må lese tildelingskriteriene nøye, og du må svare klart og tydelig på alle.
Oppsummert
Den leverandøren som oppfyller kvalifikasjonskravene, kan levere en vare eller tjeneste som oppfyller alle minimumskrav, og i tillegg scorer best på forholdet mellom pris og kvalitet, vinner. Det er altså ikke om å gjøre å være best mulig kvalifisert, men det handler om å nå frem til finalen. Og det er her du må sette inn støtet for å vinne.