Alt du ikke visste om rammeavtaler

En rammeavtale er en avtale mellom en eller flere oppdragsgivere, og en eller flere leverandører, som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontraktene som skal inngås i løpet av den perioden rammeavtalen varer.

Dette betyr at avtalen i all hovedsak skal regulere de vilkårene som vil gjelde når oppdragsgiveren bestiller noe på avtalen, og leverandøren skal levere det som er bestilt.

Slike betingelser er typisk priser, leveringstider, krav til levering og ev. montering, krav til kompetanse, fakturarutiner, transportmetoder, miljøegenskaper osv. Altså alle forhold som har med leveringen og kvaliteten på varene eller tjenestene å gjøre. Ja, og prisen da selvsagt.

En konkurranse om en rammeavtale, dreier seg da i realiteten om retten til å kunne levere de aktuelle varene og tjenestene til oppdragsgiveren. Det gir også oppdragsgiveren en eller flere faste leverandører å forholde seg til i avtaleperioden. Dette er til fordel for begge parter, siden man i løpet av avtaleperioden kan utvikle et godt og verdifullt kundeforhold som begge parter drar nytte av.

Hvordan fungerer en rammeavtale rent teknisk?

Når konkurransen er gjennomført og avtalen er signert, har oppdragsgiveren mulighet til å gjøre avrop på rammeavtalen. Hvordan avropene skal skje vil også være regulert i rammeavtalen. Det kan være via en webshop eller oppdragsgiverens e-handelssystem, eller e-post.

Som oftest vil det være krav til at leverandøren må sende en ordrebekreftelse relativt raskt etter at bestillingen er mottatt, og bekreftelsen vil ligge til grunn for det oppdragsgiveren skal motta og betale.

Rammeavtaler som omfatter større oppdrag

I rammeavtaler som omfatter større oppdrag, slik som omfattende konsulentoppdrag eller byggeoppdrag, vil det som oftest skrives en spesifikk kontrakt for det enkelte oppdraget. Slike kontrakter kan være basert på SSA-avtalene eller NS-avtalene i byggebransjen, eller oppdragsgiver kan ha utformet egne bestillingsskjema som skal signeres av begge parter.

I slike tilfeller vil selve oppdraget reguleres av den enkelte kontrakt, mens rammeavtalen regulerer de administrative betingelsene.

Hvis avtalen gjelder leasing av produkter, f.eks. biler eller kopimaskiner, er det varigheten til selve leasingavtalen som gjelder for den enkelte varen. En 4-årig leasingavtale som inngås en uke før rammeavtalen utløper, vil derfor vare i nesten 4 år etter at selve rammeavtalen er utløpt.

Regler rundt prisjusteringer

En rammeavtale har som oftest en varighet på 2 år med opsjon på 1 + 1 år, men det forekommer også andre kombinasjoner av varighet og opsjoner.

Opsjoner er som hovedregel kundestyrt, slik at det er oppdragsgiveren som bestemmer om opsjonen skal utløses eller ikke. Hvis oppdragsgiveren utløser opsjonen, må du som leverandør akseptere dette, innenfor de betingelser som gjelder ved forlengelser.

Som hovedregel kan ikke rammeavtalen vare i mer enn 4 år til sammen inklusive opsjoner.

I avtaleperioden vil det normalt være nødvendig å justere prisene. Enten på grunn av råvarekostnader, lønnskostnader, valutaendringer, etc. Slike betingelser skal være beskrevet i avtalen, og skal være kjent for leverandørene når de skal utforme sine tilbud.

Ofte ser vi at prisendringsklausuler går i oppdragsgivers favør, og at leverandørene i stor grad må ta risikoen for prisendringer i avtaleperioden. Vi har sågar sett eksempler på avtalevilkår hvor leverandøren må levere samme vare eller tjeneste til samme pris i hele avtalens varighet, og uten mulighet for prisjusteringer.

Det finnes ingen reguleringer i regelverket som bestemmer hvilke prisendringsklausuler oppdragsgiveren kan stille i rammeavtalen. Du som leverandør må derfor følge godt med og sørge for at dere tar høyde for prisendringsklausulene i prisene dere gir i tilbudet.

Husk at prisene du tilbyr er bindende, og du kan ikke forvente å få mulighet til å endre disse ut over de vilkårene som er beskrevet i rammeavtalen. I verste fall kan du derfor tape penger på avtalen og allikevel ha en leveringsplikt basert på de avtalte prisene.

Kan du ta forbehold om prisendringer i tilbudet?

På generelt grunnlag er svaret på dette nei. Du må forholde deg til det som er oppgitt i rammeavtalen.

Dersom du tar et slikt forbehold vil det som regel medføre at du oppnår en lavere risiko enn dine konkurrenter, og du vil du få en urettmessig fordel i konkurransen. I så fall vil oppdragsgiveren i mange tilfeller være forpliktet til å avvise tilbudet ditt. Men det hender at oppdragsgiveren ikke har inngående bransjekunnskap og kanskje ikke kjenner til forhold som leverandørene må forholde seg til.

Dette kan være varslede endringer i regelverk eller avgiftssystem som gjør at prisene uvilkårlig vil måtte endres i løpet av avtaleperioden. Noe slikt vil i så fall være felles for alle tilbyderne i konkurransen. I slike tilfeller anbefaler vi at du kontakter oppdragsgiveren og gjør ham oppmerksom på disse forholdene.

Er det begrenset hvor store avropene kan være?

Nei, i praksis ikke. En rammeavtale kan dreie seg om avrop som hver for seg kan være i millionklassen. Verdien av det enkelte avropet har ingen tilknytning til terskelverdiene i anskaffelsesregelverket.

Ofte vil rammeavtalen inneholde klausuler om nettopp slike begrensninger. F.eks. kan rammeavtalen omfatte avrop på inntil X antall MNOK pr. avrop, og oppdrag over denne verdien vil kunngjøres som vanlige konkurranser.

Dette skal i så fall være beskrevet i avtalen, og være kjent for leverandørene før de leverer tilbud i konkurransen.

Har oppdragsgiver kjøpsplikt?

I utgangspunktet ikke. Men oppdragsgiver har en plikt til å benytte en inngått rammeavtale for å dekke det aktuelle behovet rammeavtalen omfatter.

Hvis du har inngått en rammeavtale om å levere visse varer eller tjenester med en oppdragsgiver, kan ikke den samme oppdragsgiveren velge å kjøpe de samme varene eller tjenestene fra en av dine konkurrenter. Det vil i så fall medføre brudd på en inngått avtale.

En rammeavtale kan imidlertid inneholde klausuler som sier at dersom ditt firma ikke klarer å levere den aktuelle varen eller tjenesten innenfor den avtale leveringstiden, kan oppdragsgiver gå utenfor avtalen og handle et annet sted for å få dekket sitt behov.

Begrensninger i rammeavtalen

En rammeavtale har imidlertid en del begrensninger som særlig oppdragsgiver må være oppmerksom på. Dette er begrensninger som vil ha forrang foran vilkårene i en avtale, og som er regulert gjennom regelverket.

Når konkurransen om en rammeavtale kunngjøres, skal det normalt oppgis estimert verdi i kunngjøringen på Doffin.

Men hva betyr den estimerte verdien? Er dette den forventede omsetningen på avtalen, eller er det maksbeløpet?

EU-domstolens bestemmelse om estimerte verdier

EU-domstolen kom med en dom i en italiensk sak som tilsier at den estimerte verdien som oppgis i kunngjøringen er kontraktens maksbeløp.

Det betyr at dersom oppdragsgiveren handler for mer enn det som er oppgitt som estimert verdi, så medfører dette en ulovlig direkteanskaffelse, uavhengig av om avtalen kanskje kan vare i flere år til.

Hva betyr avtalens omfang?

En annen begrensning er knyttet til omfanget av de forskjellige produktene i prisskjemaet i rammeavtalen. Ett slikt eksempel er en oppdragsgiver som hadde en rammeavtale på veimerkingsmateriell, dvs. sperrebommer, sperrebånd og varselskilt. I prisskjemaet som fulgte med konkurransegrunnlaget, og som leverandørene skulle fylle ut, var det oppgitt et antatt volum på 10 veinavnskilt pr. år. Dette skulle dekke det antall veinavnskilt som ble ødelagt og som måtte erstattes.

Ute på landsbygda var det ganske vanlig at veier ikke hadde noe navn. Men så kom det nye regler som medførte at alle veier i alle kommunene i hele Norge måtte få egne veinavn.

Den aktuelle kommunen måtte derfor sette opp 100-vis av nye skilt med tilhørende stolper og fundament, og de lyste ut dette som en egen konkurranse.

Leverandøren som hadde rammeavtalen mente at dette medførte brudd på inngått rammeavtale, fordi veinavnskilt allerede var omfattet av rammeavtalen.

Oppdragsgiver var ikke enig, og saken endte i KOFA.

I utgangspunktet har oppdragsgiver ikke lov til å inngå overlappende rammeavtaler i forskjellige konkurranser, men i denne saken ville volumet på veiskilt-prosjektet langt overstige det volumet med skilt som var omfattet av avtalen, og konkurransen om den nye avtalen var derfor allikevel tillatt.

Parallelle rammeavtaler

I mange tilfeller ønsker oppdragsgiveren å ha såkalte parallelle rammeavtaler. Dette er avtaler om den samme varen eller tjenesten, og som inngås med flere leverandører.

Bakgrunnen for å etablere slike rammeavtaler, er ofte at oppdragsgiver ønsker å sikre seg at de faktisk får dekket sitt behov, og at det ikke oppstår leveransesvikt på grunn av at en leverandør har tomt lager, eller ingen tilgjengelige ressurser.

Det kan også være at de ønsker å utnytte markedskreftene i større grad enn om man har en vanlig eksklusiv rammeavtale med én leverandør.

Avrop på parallelle rammeavtaler kan skje på flere måter:

• En %-vis fordeling mellom leverandørene
• En rangordning hvor de alltid spør leverandør A først, deretter B dersom A ikke kan levere, osv.
• Minikonkurranser hvor leverandørene må konkurrere om oppdrag

Disse vilkårene skal være beskrevet i konkurransegrunnlaget eller kontraktsforslaget og være kjent for leverandørene som deltar i konkurransen.

Dersom det skal benyttes minikonkurranser, skal tildelingskriteriene for minikonkurransene være oppgitt i konkurransegrunnlaget.

Hvilke fordeler får du av å ha en rammeavtale?

For en liten eller nystartet bedrift vil en passe stor rammeavtale være et meget godt utgangspunkt for videre vekst de neste 4 årene.

En rammeavtale gir som oftest stabile inntekter basert på forutsigbare vilkår. Ikke minst er det offentlige sikre betalere og vil ikke gå konkurs.

Dersom ditt firma sliter med store variasjoner i oppdragsmengden, vil du derfor kunne forvente en mer stabil oppdragsmengde om du har rammeavtaler med en eller flere oppdragsgivere.

Offentlige kunder er også gode referanser. Det stilles ofte strenge krav for å delta i offentlige konkurranser, og en slik rammeavtale vil derfor være din bekreftelse overfor markedet ellers at dere har tingene på stell.

Det kan også stilles andre typer forventninger eller krav som gjør at dere må utvikle selskapet på forskjellige vis. Og en 4-årig kontrakt i lomma vil gi deg et godt grunnlag for å ta firmaet steget videre.

Det offentlige stiller i mange tilfeller krav til miljøledelse eller kvalitetsledelse. Hvis dette er et kontraktskrav, vil et Miljøfyrtårn-sertifikat eller ISO-godkjenning gi ditt firma økt konkurranseevne også i det private markedet.

Kort forklart så er rammeavtaler en fordel for både vekst og markedsføring i et firma, og det er kanskje også grunnen til at de er så ettertraktede.