Anbudskonkurranser - saklig grunn til avlysning

 

Når du leverer et tilbud i en offentlig konkurranse, er tilbudet ditt bindende. Det betyr at du ikke kan trekke tilbudet ditt etter at fristen har gått ut.

Men visste du at det finnes regler for hvorvidt oppdragsgiver kan avlyse en pågående konkurranse? 

For å lovlig kunne avlyse en konkurranse, må det foreligge en såkalt saklig grunn. Desto lenger konkurransen har kommet, jo strengere er vilkårene for hva som er saklig grunn

 

Dette gir mening. Når tilbudsfristen har passert er det i prinsippet mange leverandører som har brukt mye tid og ressurser på å utforme et tilbud. Men hvis oppdragsgiver oppdager en feil rett etter at konkurransen er kunngjort, er det imidlertid mindre strengt, fordi konsekvensene for leverandørene er vesentlig mindre.

 

Det er altså slik at en konkurranse bare kan avlyses dersom det foreligger en saklig grunn, og det er gjerne saklighetskravet man krangler om i rettsvesenet eller i KOFA. Og hvorvidt det foreligger saklig grunn, vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

 

Meld deg på nyhetsbrev fra Anbudsbloggen

 

Inneholder konkurransegrunnlaget feil?

Dersom konkurransegrunnlaget inneholder feil eller uklarheter som ikke kunne rettes opp uten å avlyse konkurransen, kan dette være saklig grunn for avlysning. Men oppdragsgiveren må i så fall argumentere for at feilen ikke kunne vært forutsett før kunngjøring, og at feilen kunne påvirke utfallet av konkurransen.

 

I noen tilfeller vil feil i konkurransegrunnlaget også medføre en plikt til å avlyse konkurransen, fordi utfallet av konkurransen kunne vært basert på feil eller uklare forutsetninger.

 

En slik type feil kan være at tildelingskriteriene ikke er godt nok beskrevet, slik at det er uklart for leverandørene hvordan evalueringen skal skje. Dette er noe man kanskje ikke oppdager før man har mottatt tilbudene og begynner evalueringen, hvor man da finner ut at tilbudene av forskjellige årsaker ikke er sammenlignbare. Dette igjen kan skyldes at dokumentasjonskravene ikke er godt nok beskrevet, eller at beskrivelsen av evalueringsmetoden gjør at leverandørene har misforstått. Dette er typiske feil som vil påvirke utfallet av konkurransen, og vil derfor anses å være saklig grunn for avlysning.

 

Et annet forhold kan være at konkurransegrunnlaget og kunngjøringskjemaet på Doffin inneholder motstridende opplysninger, f.eks. at det er oppgitt forskjellige tilbudsfrister.

 

Men det er ikke alle slike motstridende opplysninger som gir saklig grunn for avlysning. I en konkurranse om slamtømming, stod det på forsiden av konkurransegrunnlaget at konkurransen var en åpen anbudskonkurranse, mens i kunngjøringsskjemaet var det oppgitt konkurranse med forhandling. Fremdriftsplanen i konkurransegrunnlaget inneholdt også datoer for forhandling, og KOFA kom derfor frem til at denne uklarheten ikke hadde påvirket leverandørenes interesse for å delta i konkurransen, og det forelå derfor ikke saklig grunn for å avlyse konkurransen.

 

Mercell

 

Avlysning på grunn av manglende tilbud

Hvis innkjøperen står i en situasjon hvor han har kun ett tilbud, kan dette være saklig grunn for avlysning. Og i enkelte tilfeller også den eneste fornuftige utvei. Men dette kommer an på hvordan man havnet i den situasjonen at det kun foreligger ett tilbud.

 

Dersom det var kun én leverandør som leverte tilbud, kan oppdragsgiver gjøre ett av to ting:

  • Skrive kontrakt med tilbyderen
  • Avlyse konkurranse og kunngjøre den på nytt

 

Begge alternativer er fullt lovlig, og hva som velges kommer an på om innkjøper synes det foreliggende tilbudet er godt nok. 

 

Oppdragsgiveren vil nok spørre seg hvorfor de kun fikk ett tilbud. Kanskje kravene var for snevre, eller kanskje behovet er så snevert at det ikke finnes noe fungerende marked. Ved å avlyse konkurransen og endre litt på konkurransen, kan man åpne for mer konkurranse og kanskje også en bedre løsning til slutt.

 

Men hva med situasjoner der det har kommet flere tilbud, men hvor alle unntatt ett har blitt avvist? 

 

Også i slike saker har KOFA og domstolene konkludert med at det ofte foreligger saklig grunn for avlysning. Men igjen finnes det ingen fasit som gjelder i alle saker, så det vil alltid være en vurdering i hvert enkelt tilfelle.

Prøv vår anbudsvarsling

Avlysning på grunn av manglende finansiering

På generelt grunnlag heter det at oppdragsgiver ikke har plikt til å inngå kontrakt. Det kan f.eks. oppstå situasjoner hvor oppdragsgiveren ikke har penger til å gjennomføre prosjektet. Dette kan igjen skyldes at alle tilbudene er høyere enn budsjettert, eller at oppdragsgivers  behov endres på grunn av politiske eller regulative forhold.

 

Manglende finansiering blir i de fleste tilfeller ansett som saklig grunn for avlysning.

 

I mange tilfeller vil du se at oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan avlyses på grunn av budsjettprosesser eller finansiering av prosjektet. Men selv om det er tatt et slikt forbehold, gir ikke dette en blankofullmakt til oppdragsgiveren for å avlyse konkurransen. Dersom avlysningen kunne vært unngått med grundigere forberedelser, kan dette medføre at saklighetskravet ikke er oppfylt. 

 

Når kan anbudskonkurransen avlyses?

Egentlig når som helst og helt frem til kontrakten er signert. 

 

Det betyr at oppdragsgiver kan avlyse en konkurranse også etter at det er sendt ut tildelingsbrev. Dette skjer jo faktisk ikke så rent sjeldent, fordi det ofte kommer klager på tildelingen. Når oppdragsgiver behandler klagen kan de komme til en konklusjon at det var feil i konkurransegrunnlaget som gjorde at konkurransen var uklar eller ikke tilstrekkelig forutberegnelig. I slike tilfeller kan det foreligge en plikt til å avlyse konkurransen.

 

Hvis du oppdager feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, er det viktig at du gir beskjed om dette til oppdragsgiver, slik at han kan rette opp feilen eller avlyse konkurransen før avlysningen får store konsekvenser. Dette er tross alt til det beste for begge parter. 

 

Leverandører som oppdager feil uten å si ifra, for så å bruke dette i en klage når de taper konkurransen, er ikke særlig vel ansett i innkjøpermiljøet.

Mercell

Kan du kreve erstatning etter avlyst anbudskonkurranse?

 

Her er det mye tung jus inne i bildet og vi skal ikke forsøke å forklare alle aktuelle forhold her. Men hvis du har deltatt i en konkurranse som har blitt avlyst, kan du ha krav på erstatning. 

 

I all hovedsak er det snakk om såkalt negativ kontraktsinteresse, dvs. du kan få dekket de kostnadene du har hatt for å delta i konkurransen. 

 

Dersom avlysningen skyldes utenforstående forhold, f.eks. endringer i offentlige reguleringer eller sentrale politiske vedtak, vil en avlysning være eneste reelle mulighet for oppdragsgiveren, og du vil ikke ha krav på erstatning.

 

Hva skal til for at du kan ha krav på erstatning?

 

Det kan være flere situasjoner. Dersom oppdragsgiver har avlyst konkurransen på grunn av manglende budsjettdekning, må han dokumentere at budsjettet er fastsatt på en fornuftig kalkyle. Så hvis de har brukt svært optimistiske kalkyler, kan tilbyderne ha krav på erstatning. 

 

Dersom budsjettet var fornuftig beregnet, men alle tilbud allikevel lå høyt over budsjett, så har du antagelig ikke krav på erstatning. Slike tilfeller kan oppstå når det er stort press i markedet, f.eks. at alle entreprenørene allerede har fulle ordrebøker. Da kan det være fornuftig av oppdragsgiver å utsette prosjektet noen måneder, og se om markedet har endret seg.

 

Hvis avlysningen skyldes feil i konkurransegrunnlaget, og feilen er av en slik art at oppdragsgiver burde oppdaget feilen på et tidligere tidspunkt, kan du også ha krav på erstatning.