Innkjøpere i offentlig sektor er ikke en homogen gruppe. De omfatter alt fra jurister og kontraktseksperter i store offentlige selskaper som har innkjøp, lover og regelverk som sin daglige jobb, til en ansatt på teknisk drift i en knøttliten kommune som gjør ett eller to innkjøp hvert år.

Det vil åpenbart være forskjell på hvordan disse to ytterpunktene håndterer de situasjonene man kan komme opp i innenfor offentlige anbudskonkurranser.

Skepsis i anbudskonkurranser

Men de har nok et par ting til felles allikevel. For det første har de fokus på å, etter beste evne etterleve regelverket og unngå å gjøre feil. For mange innkjøpere sitter denne pliktfølelsen såpass i ryggraden at det hender de praktiserer regelverket mye strengere enn det som er nødvendig.

For det andre vil mange innkjøpere gjøre sitt beste for å unngå risiko. Risiko kan dreie seg om uforutsette prisøkninger, forsinkelser eller at man ikke får det man hadde sett for seg da man la ut konkurransen.

Innkjøperen må stå for tildelingsbeslutningen

Før innkjøperen klikker på ”Send tildelingsbeslutning til leverandørene”-knappen, vil fingeren gjerne dirre litt i luften over museknappen.

Han nøler noen sekunder før han til slutt tar mot til seg og klikker, fordi alle innkjøpere vet at så fort katten er ute av sekken, så kommer det innsynsbegjæringer og klager og alt mulig slags støy og bråk fra de som ikke vant konkurransen.

Innkjøperen vet at han må kunne forsvare sine vurderinger og begrunne hvorfor en av tilbyderne vant konkurransen. Han må kunne begrunne hvorfor en leverandør med litt svak økonomi, litt magre referanseoppdrag eller et litt tynt beskrevet kvalitetsstyringssystem ikke ble avvist.

Og det er dette som gjør at offentlige anbud alltid vil behandles firkantet og byråkratisk. Innkjøperen skal ikke la seg påvirke av magefølelse eller andre ytre faktorer som ikke kan dokumenteres. Han må være forberedt på at alle tapende parter i konkurransen kan angripe innkjøpsprosessen fra alle kanter.

«Alle leverandører er avvist inntil det motsatte er bevist»

Mange leverandører hyrer advokat for å fremme en klage. Alle innkjøpere vet innerst inne at dersom en god advokat på død og liv ønsker å finne en feil, så vil det alltid være en viss sjanse for at han også finner en feil. Kanskje en helt marginal feil som ikke kunne påvirket utfallet av konkurransen, men allikevel en feil.

Nettopp derfor kan du treffe innkjøpere med mottoet ”Alle leverandører er avvist inntil det motsatte er bevist”. De vet at dersom man er litt for snill eller har litt for mye medfølelse for de stakkars leverandørene som har brukt timevis på en anbudsbesvarelse, så vil dette slå tilbake senere når advokaten fra en tapende part ber om innsyn og truer med KOFA.

Så hvis du synes innkjøperen er lite fleksibel ved vurdering av referanseoppdrag eller kvalitetsstyringssystem, eller at han evaluerer tilbudet ditt i din absolutte disfavør, kan dette skyldes nettopp frykten for at noen kan angripe saksbehandlingen i etterkant. Derfor vil mange innkjøpere være på den sikre siden og heller være firkantet i stedet for fleksibel.

Risikoreduksjon i offentlige anskaffelser

Risiko er også en faktor som gjør innkjøperen litt ekstra nervøs, noe som igjen gir seg uttrykk i strenge krav, lite balanserte avtalevilkår, og firkantede og lite fleksible prisstrukturer.

Innkjøperen kan være presset fra flere kanter. Han har kanskje et budsjett han må forholde seg til? Kanskje anskaffelsen er politisk betent slik at kostnadsoverskridelser vil medføre at han må stå skolerett foran kommunestyret?

Historien har gitt oss mange eksempler på at leverandøren går konkurs midt i et prosjekt, noe som medfører ytterligere forsinkelser, kostnadsoverskridelser og avisforsider.

Å minimere risiko føles like viktig for en liten kommune som skal inngå brøytekontrakter, som det er for Statens vegvesen når de bygger ny E6.

Strenge krav til leverandører i anbudskonkurranser

Hvis kommunen velger en leverandør som ikke har de nødvendige ressursene på plass før det første snøfallet, så har de et problem som går ut over innbyggerne, noe som fort finner veien til førstesiden i lokalavisen. Det ser ikke bra ut.

Slike forhold vil medføre at innkjøperen gjerne stiller ekstra strenge krav til leverandørene som deltar i konkurransen. Man vil kreve solid økonomi og solid erfaring, og et visst minimum av materiell eller personell. Det vil kanskje også legges vekt på kvalitetssikring og oppfølging av underleverandører.

Regelverket sier at det ikke skal stilles strengere krav enn høyst nødvendig for å gjennomføre kontrakten. Allikevel vil mange innkjøpere heller stille såpass strenge krav at man er på den sikre siden, enn å komme i trøbbel fordi han eller hun var for snill.

Kontraktsvilkår og risiko

Hvis oppdragsgiver bruker ikke-standardiserte kontraktsvilkår, vil disse gjerne gå i oppdragsgivers favør. Ofte kan dette dreie seg om prisendringsklausuler som gjør at leverandøren må ta hele risikoen mht. valutasvingninger eller endringer i råvarepriser.

Igjen er årsaken at innkjøperen er redd for å komme i skvis med sjefene, politikerne, økonomisjefen osv. fordi leverandørene har fått et for fritt spillerom. At leverandørene gjerne må kalkulere inn et påslag for denne risikoen, vil mange oppdragsgivere gjerne akseptere, så lenge risikoen for uforutsette kostnader kan minimeres.

Hos en liten oppdragsgiver hvor anskaffelsen er gjennomført av en enkeltperson, vil ansvaret for anskaffelsen hvile på den ene innkjøperen. Han har kanskje få eller ingen å støtte seg på, og fallhøyden får derfor mer personlig karakter, enn når oppdragsgiveren er en stor aktør med mange høyt kompetente folk i teamet som gjennomfører anskaffelsen.

Alle gjør så godt de kan i anbudskonkurransen

Innkjøpere er også folk som oss andre, og de ønsker å gjøre en så god jobb som mulig. I hvilken grad anskaffelsen har vært en suksess eller ikke, kommer helt an på hvordan det måles og hvem som måler.

Innkjøperen på teknisk drift er antagelig fornøyd når brøytekontraktene kom i havn uten klager og før snøen faller. Innkjøpsteamet i Statens vegvesen har selvsagt helt andre faktorer de måler på, men til syvende og sist gjør alle så godt de kan for å ivareta oppdragsgivers interesser.