I en miniserie over to uker skal vi se nærmere gjennom evalueringsprosessen av tilbudet som du sender inn i en anbudskonkurranse. Hvordan foregår egentlig denne prosessen? Hvem foretar evalueringen - og hvem bestemmer utfallet? 

Nå er det ikke slik at det er én fremgangsmåte for alle konkurranser. Det hele vil selvsagt avhenge av hva slags type konkurranse man snakker om. Skal det inngås en rammeavtale for konsulenttjenester eller skal det bygges et nytt regjeringskvartal? Evalueringsprosessen kan variere stort.

• Kvalifikasjonskravene må være oppfylt
• Alle minimumskravene i kravspesifikasjonen må være oppfylt
• Du må score best på tildelingskriteriene

Når det gjelder det første  nåløyet - kvalifikasjonskravene, dreier dette seg om firmaet ditt, og om dere har de kvalifikasjonene som skal til for å kunne oppfylle kontrakten. I denne artikkelen er det dette vi skal se på nærmere. 

Hvilke kvalifikasjonskrav kan man komme borti?

Ofte er kvalifikasjonskravene det aller første som blir sjekket så fort tilbudsfristen er passert. Regelverket åpner for at oppdragsgiver kun sjekker dokumentasjonen fra den valgte leverandøren, som vil si at oppdragsgiver faktisk kan evaluere tilbudene fra alle tilbyderne uten å i det hele tatt ha sjekket kvalifikasjonene til noen av dem. Likevel er det normal praksis i Norge å sjekke dette før man tar et endelig valg. 

Vi skal nå ta for oss de mest vanlig kvalifikasjonskravene man kan møte. Man skulle kanskje tro at kvalifikasjonsvurderingene var relativt enkle å gjennomføre, men det kan være flere forhold som gjør dette komplisert. 

Skatt og moms

Om skatt og moms er betalt, er relativt enkelt å evaluere så lenge dere ikke har noen restanser. Det krever bare et blikk på skatteattesten for å se om det står 0,- på alle postene. For så å sjekke datoen, ettersom attesten ikke skal være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 

Har dere derimot restanser av forskjellige årsaker, vil oppdragsgiver vurdere om restansene er såpass store at det medfører en avvisningsplikt. Oppdragsgiver vil i slike tilfeller gjerne be om dokumentasjon på om det foreligger en avtale med Skatteetaten om utsettelse av innbetalingen. Hvor mye som skal til for at det foreligger en avvisningsplikt kommer helt an på anskaffelsen. Spørsmålet innkjøperen må stille seg, er om det er uforholdsmessig strengt å avvise, og om avvisning derfor ikke er i tråd med forholdsmessighetsprinsippet.

Om firmaet er et lovlig etablert foretak

Firma-attesten dokumenterer at firmaet deres er et lovlig etablert foretak, og denne er relativt enkel å vurdere. Er det samme firmanavn og organisasjonsnummer som står på tilbudet og firma-attesten, er alt som regel greit. Men firma-attesten inneholder også informasjon om hvem som har signatur-fullmakt for firmaet ditt. Noen oppdragsgivere er strenge på at den som har signert tilbudet, også har signatur-fullmakt, enten ved at vedkommende er oppført i firma-attesten, eller at dere har sendt inn en fullmakt. Andre er ikke like strenge, så dette varierer fra oppdragsgiver til oppdragsgiver.

Tekniske og faglige kvalifikasjoner

Krav til firmaets erfaringer er også et vanlig kvalifikasjonskrav. Her må dere som oftest dokumentere relevante tidligere gjennomførte oppdrag, og oppdragsgiver må ut fra beskrivelsene vurdere om de erfaringene dere har opparbeidet i de tidligere oppdragene, er tilstrekkelig relevant til at dere kan gjennomføre kontrakten.

Hvis vi ser på de vanligste klagene hos KOFA, kommer mangel på avvisning av vinnende leverandør høyt opp på lista. Ofte mener taperen av konkurransen at vinnende leverandør ikke oppfylte krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Risikoen for en fremtidig klage, er årsaken til at mange oppdragsgivere er strenge når det kommer til dette med tidligere "erfaringsoppdrag".

For hva er egentlig relevant? Er det størrelsen på oppdragene? Er det varigheten? Er det selve arbeidet som ble gjort? Hvilken rolle dere hadde i oppdraget? Det er en rekke forhold som gjør at det du selv mener er relevant, ikke er sett på som relevant hos oppdragsgiver. 

La oss si at oppdragsgiver skal anskaffe prosjektering av en skole. Er det da bare prosjektering av skoler som er relevant? Ikke nødvendigvis. Av konkurransemessige hensyn, kan oppdragsgiveren kanskje også vurdere prosjektering av bygg som er funksjonsmessig sammenlignbare med en skole, f.eks. større barnehager eller enkelte typer kontorbygg. Men hvis det er mange deltakere i konkurransen, kan oppdragsgiver også være strengere og mer spesifikk med tanke på hva som anses som relevant. 

Fra oppdragsgivers ståsted, må han altså være sikker i sin sak når han vurderer at -Ja, dere har relevant erfaring. Hvis ikke kan det bli bråk og forsinkelser i kjølvannet av tildelingen, og kanskje den valgte leverandøren ikke var skikket til å gjennomføre oppdraget i det hele tatt.

Kvalitet og miljøledelse 

I mange konkurranser, må dere dokumentere at dere har et system for oppfølging av kvalitet og miljø. Også på dette feltet kan oppdragsgivers vurdering av dokumentasjonen være komplisert. Igjen vil det være opp til oppdragsgiver å vurdere hva som er tilstrekkelig for den aktuelle kontrakten. 

Noen ganger vil oppdragsgiver kreve ISO-sertifisering, EMAS eller Miljøfyrtårn. Dersom dere ikke har noe slikt sertifikat, må oppdragsgiver i vurdere om den dokumentasjonen dere har levert beskriver et kvalitets- eller miljøsystem som er i tråd med kravene for å oppnå den nevnte sertifiseringen. Dette krever at oppdragsgiver kjenner til kravene i sertifiseringen, og er i stand til å vurdere om kravet er oppfylt eller ikke. Dette kan være komplisert og kan ta tid.

Andre kvalifikasjonskrav

Kravene nevnt ovenfor er ganske vanlige i mange konkurranser, men du vil antagelig også  oppleve andre typer krav. Uansett hvilke krav som stilles, må oppdragsgiver vurdere hvert enkelt krav for alle deltakerne i konkurransen. Likebehandlingsprinsippet krever at like situasjoner skal behandles likt, og forholdsmessighetsprinsippet legger til grunn at kravene og dokumentasjonen må stå i forhold til kontraktens kompleksitet og risiko.

Ikke kvalifisert

En tilbyder som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, skal avvises fra konkurransen. Så enkelt er det. Man er ikke nesten eller litt kvalifisert. Enten er man kvalifisert eller så er man det ikke. Så snart oppdragsgiver har konkludert med at dere ikke er kvalifisert, så skal de sende dere en melding om dette. Der skal de også gi dere en begrunnelse for avgjørelsen.

I neste bloggartikkel, som kommer ut på samme tid neste uke, skal vi se på de to andre nåløyene i anskaffelsesprosessen.

Minimumskrav og tildelingskriterier.