Trender i det offentlige anbudsmarkedet

Det offentlige anbudsmarkedet består av ca. 3000 oppdragsgivere, altså 3000 virksomheter som er omfattet av det offentlige anskaffelsesregelverket.

 

3000, det er et stort tall, og det sier seg selv at alle 3000 ikke kan ha den samme kompetansen til å gjennomføre gode anskaffelser.  I innkjøpermiljøet er det noen oppdragsgivere som utpeker seg som spydspisser innenfor sine fagområder. Dette kan for eksempel dreie seg om miljøkrav eller kontrakter med særlig fokus på bekjempelse av arbeidslivs-kriminalitet. Disse innkjøperne baner vei og deler ofte sin kompetanse med resten av innkjøper-Norge.

 

Noen oppdragsgivere er proffe og har et stort apparat med høy kompetanse i ryggen, mens andre sliter med å holde seg innenfor regelverket. Som leverandør må du være forberedt på å møte begge ytterpunktene og alle de i mellom.

 

I denne artikkelen skal vi se på noen trender du som leverandør bør være klar over og forberede deg på å kunne håndtere når du skal inn på anbudsmarkedet.

 

Økt digitalisering

Norge ligger allerede langt fremme i Europa når det gjelder krav til digital kommunikasjon i offentlige anskaffelser. Dette betyr i praksis at du må levere tilbudet gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), slik som f.eks. Mercell og EU-Supply.

 

Vi ser også at flere og flere innkjøpere bruker mer avanserte funksjoner i sitt KGV, slik at tilbud og løsningsbeskrivelser i større og større grad skal beskrives i selve KGV i stedet for i dokumenter som legges ved tilbudet.

 

eBevis

Digitaliseringsdirektoratet, Digdir, har startet arbeidet med å forenkle utveksling av offentlige dokumenter mellom de aktuelle registrene og innkjøperen, gjennom en tjeneste som heter eBevis.

 

Pr. våren 2020 er det i all hovedsak skatt- og momsattest, firmaattest og siste 3 års regnskap som dekkes av eBevis. I løpet av 2020 er det planer om at dette skal omfatte flere typer dokumentasjon. For deg som leverandør vil dette medføre en forenkling da en enkel fullmakt i Altinn eliminerer behovet for å til enhver tid passe på å ha oppdaterte dokumenter tilgjengelig.

 

Flere og flere oppdragsgivere bruker elektroniske kontrakter som signeres digitalt. Mange  oppdragsgivere har også begynt å kreve at kontrakten skal signeres med et digitalt sertifikat utstedt på selve firmaet i stedet for personlige sertifikat som BankId og Buypass. Dette vil i så fall beskrives i konkurransegrunnlaget.

 

Commfides er ett slikt godkjent virksomhetssertifikat som kan anskaffes gjennom Mercell.

 

Les mer om Commfides

 

 

Økt fokus på gode innkjøp

Som nevnt innledningsvis vil det være variasjon blant innkjøperne når det gjelder kompetanse, både innenfor regelverket, men også innenfor det faget anskaffelsen skal dekke. Dette er helt naturlig, da mengden gjennomførte innkjøp også varierer fra oppdragsgiver til oppdragsgiver.

 

Trendene peker i retning av at oppdragsgiverne i større og større grad utveksler kunnskap og bruker den fagkunnskapen som de større virksomhetene sitter på. Så hvis man kan se på den totale innkjøperkompetansen på tvers av alle 3000 oppdragsgiverne som en slags boble som fylles med kunnskap, vil denne etter hvert ese ut og bli større.

 

Hva slags kompetanse snakker vi egentlig om her?

 

På et rent grunnleggende plan kan vi forvente at basiskunnskapen om regelverket øker. Dette vil følge som en indirekte konsekvens av at leverandørene i større grad blir dyktigere på offentlige innkjøp, og en del oppdragsgivere føler at dette medfører et sterkt behov for intern kompetanseheving, noe som er positivt for begge parter.

 

Innføringen av KGV hos mange mellomstore og større oppdragsgivere har også medført større fokus på behovet for slik kompetanse. Der ansatte lengre ut i organisasjonen tidligere har fått holde på som de ønsket, har innføringen av KGV indirekte ført til enten en sentralisering av innkjøpene til innkjøpsavdelingen, eller mer støtte fra innkjøpsavdelingen til de mer perifere delene av organisasjonen.

 

Les mer om hvordan innkjøpere tenker

 

Gode innkjøp kjennetegnes av gode kontrakter

Et godt innkjøp kjennetegnes ikke kun av et fravær av klager. Det kjennetegnes også av at man har fått i land en kontrakt som både dekker oppdragsgiverens behov på best mulige måte, og til en god pris.

 

Dette krever at innkjøperen kan rigge konkurransen på en måte som gjør at leverandørene får rom til å komme med sitt beste tilbud. Innkjøperen må også ha kompetanse til å vurdere hvilke tilbud som faktisk dekker behovet best mulig.

 

Myndighetene gjennom Digdir bruker mye ressurser på å utvikle den norske innkjøper slik at skattepengene våre brukes på en mest mulig effektiv måte. Dette arbeidet er godt i gang men vil antagelig fortsette i uoverskuelig fremtid etter hvert som kravene og forventingene fra sentrale myndigheter endrer seg.

 

Dette bringer oss over på neste tema:

 

Mer markedsdialog 

Med markedsdialog mener vi her kommunikasjon og utveksling av kunnskap innenfor et fagfelt mellom leverandørmarkedet og oppdragsgiverne, i forkant av en konkurranse.

 

I det gamle regelverket som ble gravlagt i utgangen av 2016, ble ikke markedsdialog behandlet i det hele tatt. Dette medførte at mange innkjøpere murte seg inne på kontoret sitt og laget sine egne kravspesifikasjoner ut fra eget hode, uten å ta sjansen på å forsøke å finne ut hva som finnes i markedet. Dette medførte at man etterspurte gamle og utdaterte løsninger, og stilte irrelevante krav. Dette forekommer dessverre ennå, men trenden er heldigvis nedadgående.

 

I dagens regelverk er markedsdialog beskrevet i klare ordelag, og innkjøperne blir instruert i hvordan man kan ha kontakt med leverandørene i forkant av en konkurranse, uten at kravet til likebehandling blir utfordret. Dette i kombinasjon med økt fokus på markedsdialog fra myndighetenes side, gjør at leverandører i større og større grad blir involvert eller invitert til å komme med innspill i forkant av at konkurransen blir publisert.

 

Mercell

 

Følg med på veiledende kunngjøringer

Som leverandør må du passe på å henge med på denne trenden. Dette kan du begynne med allerede i dag. Gå på Doffin og søk etter veildedende kunngjøringer.

 

Du kan jo da risikere å oppdage en slik kunngjøring for sent til at du rekker å forberede deg eller delta på et møte. Ved å abonnere på varslingstjenester fra Mercell vil du få tilsendt disse kunngjøringene så fort de blir publisert på Doffin. Jo før du får informasjon, desto bedre forberedt kan du være.

 

Hva om du fikk informasjon om at f.eks. en kommune har til hensikt å investere en slump penger innenfor din bransje i løpet av kommende år? Du ville da fått sjansen til å kontakte kommunen og kanskje få en mulighet til å komme med innspill. Når du har fått en fot innenfor, har allerede økt vinnersjansene betydelig sammenlignet med en for kommunen helt ukjent aktør. Mercell kan faktisk levere varsling på slike kommende kunngjøringer som initieres av offentlige investeringsvedtak.

 

Prøv vår anbudsvarsling

 

Forventningen om at samfunnshensyn skal løses gjennom anskaffelser

Mange sentrale lover og forskrifter har til hensikt å oppfylle en del samfunnshensyn. Dette kan f.eks. dreie seg om miljøbelastning, menneskerettigheter, arbeidsmiljø, lønns- og arbeidsvilkår og sikre tilgang til lærlingeplasser.

 

I tillegg til disse reglene peker man gjerne på offentlige anskaffelser som et viktig verktøy for å gi ytterligere samfunnsmessige gevinster, ved at det skal stilles spesifikke krav i anbudskonkurransene ut over de lovpålagte kravene.

 

Ett eksempel på dette er at det skal stilles absolutte kontraktskrav til bruk av lærlinger i tjenestekontrakter i bransjer hvor dette er relevant.

 

Oppdragsgivere blir gjerne oppfordret til å stille spesifikke krav knyttet til oppfølging av leverandørkjeden og begrense bruken av underleverandører. Dette kan f.eks. medføre at du blir forpliktet til å levere rapporter som dokumenterer oppfyllelsen av arbeidsforhold og menneskerettigheter i leverandørkjeden helt tilbake til produktets opphav.

 

Krav og forventninger innen offentlige innkjøp

Krav til oppfølging og kontroll av lønns- og arbeidsvilkår er ofte strengere i offentlige kontrakter enn i privat sektor. En litt uheldig konsekvens av  dette er at leverandører og entreprenører flytter faglærte og fast ansatte over på offentlige kontrakter, mens private kunder må slite med ufaglært og innleid arbeidskraft. Dette er imidlertid ofte ikke et tema når en offentlig oppdragsgiver stiller slike krav i sin spesielle kontrakt. Hovedmålet blir gjerne at man kan rapportere på at –Ja, vi har stilt krav.

 

Krav og forventinger knyttet til samfunnshensyn fordrer økt innkjøperkompetanse på alle disse områdene. Dette dekkes bl.a. gjennom kompetansedeling på tvers av offentlige virksomheter, samt gjennom kompetansebyggende aktiviteter som konferanser og nettverkssamlinger i statlig og fylkeskommunal regi. I tillegg bidrar myndighetene gjennom Digdir med stadig nye standard kravsett og veiledere til bruk i offentlige anskaffelser.

 

Som leverandør bør du være forberedt på kunne besvare forskjellige krav knyttet til samfunnshensyn, og oppfylle oppdragsgiverens interesser på en god måte dersom du skal ha en mulighet til å vinne. Blir du hengende etter, vil du ganske enkelt ikke bli ansett som en potensiell kontraktspart.

 

Du vil oppnå et fortinn foran dine konkurrenter når du er forberedt på disse kravene og hvilken dokumentasjon som kan kreves. Vi vil derfor anbefale deg som leverandør å holde deg oppdatert gjennom nettsidene til anskaffelser.no, og sette deg inn i det som er relevant innenfor din bransje.

 

Noen oppdragsgivere har allerede kommet ganske langt og stiller allerede strenge krav, men de mindre oppdragsgiverne vil komme etter sakte men sikkert, og da gjelder det å følge med hvis du skal fortette å være konkurransedyktig også i fremtiden.