Det offentlige anbudsmarkedet etterspør en utrolig mengde forskjellige varer og tjenester, og for mange mindre bedrifter kan det offentlige markedet være et godt utgangspunkt for å vokse og skaffe seg nye oppdrag og forutsigbare inntekter.
Men før du gir deg i kast med anbudsmarkedet, er det noen ting du bør tenke gjennom. I denne artikkelen skal vi forsøke og gi deg noen tips og litt inspirasjon på veien fra liten til stor bedrift.
Skaff deg oversikt over mulighetene i markedet
I offentlige anskaffelser er det slik at alle anskaffelser med en kontraktsverdi på mer enn 1,3 MNOK skal publiseres på doffin.no.
Doffin er derfor en verdifull kilde til dine forretningsmuligheter i det offentlige markedet.
På Doffin kan du søke etter publiserte konkurranser og hvem som har vunnet tidligere konkurranser.
Søk deg også tilbake i gamle konkurranser og les anbudsdokumentene, slik at du kan skaffe deg et bildet av hva som etterspørres, og hvilke krav og kriterier som går igjen.
Søkefunksjonen på Doffin støtter søk på ord som er brukt i kunngjøringen, men du kan også søke på de såkalte CPV-kodene.
CPV-koder – hva er det og hvorfor må du kjenne til det?
CPV-koder er et felles europeisk rammeverk for å klassifisere varer og tjenester innenfor offentlige anskaffelser.
Hensikten med CPV-kodene er å standardisere betegnelsene som oppdragsgiverne bruker til å beskrive hva kontrakten omfatter. Ved å gruppere anskaffelser etter ulike CPV-koder, blir det enklere å søke etter relevante konkurranser.
CPV-kodene begynner med et tall og følges av en beskrivelse. Kodene har en struktur hvor det øverste nivået omfatter mange undernivåer. Desto flere 0-er (nuller) koden har, jo mer generell er koden.
Vi anbefaler deg derfor at du bruker litt tid til å finne de kodene som er mest relevante for din bedrift, slik du kan søke på CPV-koder i stedet for ord og begrep som oppdragsgiverene bruker i beskrivelsene av konkurransen.
Men OBS! Vær forsiktig når du søker på Doffin. Du bør bruker kun CPV-koder eller søkeord hver for seg, ellers risikerer du at søkefilteret ditt faktisk reduserer antall treff du får.
Du kan også bruke Doffin til å skaffe deg oversikt over ditt potensielle marked og kommende anbud med veiledende kunngjøringer.
Doffin-søk: veiledende kunngjøringer
Tidligere i artikkelen nevnte vi at du kan søke etter kommende konkurranser. Når du søker på Doffin etter kommende konkurranser, skal du velge å søke etter de såkalte ”veiledende kunngjøringene”.
Mange oppdragsgiveren bruker veiledende kunngjøringer for å få innspill fra leverandørmarkedet i forbindelse med planleggingen av en konkurranse.
Dette er derfor din mulighet til å komme i dialog med potensielle kunder før den faktiske konkurransen blir kunngjort på Doffin, og du vil ha mulighet til å komme med dine innspill mht. kravspesifikasjoner kriterier i konkurransen. Du kan altså være med på å forme vilkårene som stilles i konkurransen og i en viss grad påvirke hva som skal til for å vinne konkurransen.
Hvis du skal holde deg løpende orientert om kunngjøringene på Doffin, må du altså bruke en del tid på å søke etter de rette konkurransene. Dette er tidkrevende, og på grunn av at noen oppdragsgivere bruker ukjente ord og uttrykk, og noen ganger koder konkurransen med feil eller misvisende CPV-koder, kan man fort gå glipp av aktuelle konkurranser og forretningsmuligheter.
Du bør derfor vurdere om du skal bruke noen kroner på å kjøpe varslingstjenester.
Varsling: veiledende kunngjøringer, kommende anbud og utgående avtaler
Med en varslingstjeneste slipper du å bruke din dyrebare tid på å lete på Doffin etter aktuelle konkurranser, og du kan bruke tiden din på andre og mer produktive oppgaver.
Du går heller ikke glipp av mulige anbud, og du får varling så snart konkurransen publiseres. I tillegg til å spare tid, vil dette også gi deg bedre tid til å jobbe med tilbudet.
Mercells varslingstjenester kan også gi deg informasjon om utgående avtaler.
Ja, det stemmer. Du får et varsel når en avtale en oppdragsgiver har med en av dine konkurrenter, er i ferd med å gå ut. Dette gir deg derfor gode muligheter til å komme i dialog med oppdragsgiveren allerede på det tidspunktet de har begynt å planlegge neste konkurranse.
Velg en strategi, hvordan skal du vinne anbud?
Nøkkelen i en anbudsstrategi ligger i Tildelingskriteriene. Dette er de momentene som oppdragsgiveren vil benytte for å velge vinneren. Pass også på å sjekke vektingen mellom kriteriene
Skal du legge deg på en lav pris og satse på å score høyt på pris, men lavt på kvalitet? Det kan fungere når pris er vektet høyt. Eller skal du satse på å bli bransjens Rolls Royce og fokusere på høy kvalitet og høy pris? Det kan kanskje fungere når kvalitet er vektet høyt i forhold til pris.
Vær litt kritisk med tanke på hvilke konkurranser dere skal bruke tid på. Det har ingen hensikt å levere tilbud i hytt og vær, men vær bevisst på hvilke konkurranser dere faktisk har en vinnersjanse.
Opprett dialog med aktuelle kunder i anbudskonkurranser
I motsetning til hva mange tror, så er det ikke forbudt å kontakte aktuelle kunder i offentlig sektor.
Mange innkjøpere har en genuin interesse i å gjøre gode anskaffelser og ønsker å bli kjent med markedet. Du skal derfor ikke være redd for å ta kontakt med potensielle beslutningstagere rundt omkring i det offentlige for å få innspill om markedssituasjonen og hva de evt. etterspør og savner i dagens marked.
For eksempel har de fleste kommuner en liste over ansatte på hjemmesiden, og du har derfor mulighet til å finne både telefon og epostadresse til folk i organisasjonen som jobber innenfor ditt fagfelt.
Men du bør trå forsiktig. Når du er ute for å sondere terrenget bør du ikke presentere deg og straks lire av deg elevator-pitchen.
Presenter deg og si hvor du jobber, og fortell at dere ønsker å orientere dere i markedet. Husk at du er bare ute etter å lytte til oppdragsgiverens utfordringer og om han mener markedet mangler noe. Lytt og lær.
Hvis du finner ut at oppdragsgiveren har planer om en anskaffelser innenfor ditt segment, har du nå mulighet til å gi noen innspill og bidra til å skape et tillitsforhold til ditt firma og dine løsninger.
Husk at dersom oppdragsgiveren ikke kjenner til ditt firma fra før, så kjenner de garantert til en eller flere av konkurrentene dine. Mange leverandører opplever derfor at vinnersjansene er mye høyere i konkurranser hvor de har vært inne i bildet før konkurransen ble publisert, enn i konkurranser hvor de ikke har hatt den samme muligheten.
Hvem tar beslutninger i anbudskonkurransene?
Dette er et tema mange ikke tenker så mye over, men når tilbudene i en konkurranse skal vurderes, kan det enten være mange personer involvert, eller det kan være én saksbehandler som evaluerer og velger en vinner.
Du bør derfor forsøke å skaffe deg innblikk i beslutningsprosessen og finne ut hvem som til slutt avgjør valg av leverandør. Er det et team eller en jurist? Er innkjøperen eller teamet kompetent til å evaluere tilbudenes faglige innhold?
Hvis det er et team av fagpersoner som skal evaluere tilbudene, er sjansen gode for at de er i stand til å gjøre en god vurdering av tilbudenes kvalitative egenskaper.
Lag gode anbudsrutiner
Å skrive tilbud og besvare alle krav er som oftest en stor oppgave. Hvis dere er flere i bedriften som har hver deres styrker og fagfelt, bør dere derfor sette sammen et anbudsteam hvor hver har sine oppgaver.
Men et team er ikke nok. Dere må sørge for at alle på teamet har en felles forståelse for hva som skal til for å vinne. Det kan godt hende Geir er dyktig når det gjelder teknisk dokumentasjon, men hvis oppdragsgiveren ikke skjønner hva han skriver, så hjelper det ikke hvor god han er.
Etabler gode rutiner og sørg for at dokumentasjonen dere utarbeider er lett tilgjengelig og kan gjenbrukes i flere konkurranser. Sørg for å ha et godt system for hvordan dere lagrer dokumentasjon, slik at dere slipper å bruke verdifull tid på å lete etter gamle dokumenter.
Lag sjekklister hvor alle oppgaver har en frist og en ansvarlig. Det høres kanskje ut som mye styr og arbeid, men vi garanterer at dere sparer tid senere.
Gode rutiner er nøkkelen til bedre anbudsbesvarelser, bedre vinnersjanser, flere kontrakter, og mer penger.
Men hva hvis vi ikke er kvalifisert?
Strenge krav er ofte et hinder for mange for å delta i offentlige konkurranser. Mange føler seg utestengt fra det offentlige markedet fordi man ikke har de referanseoppdragene som trengs for å være med. Uten oppdrag, ingen referanser.
I slike tilfeller kan du inngå samarbeid med andre firmaer som har de kvalifikasjonene som trengs. Du kan f.eks. knytte deg til enmannsfirmaer som har helt spesifikk nøkkelkompetanse slik at dere sammen er kvalifisert. Dette kan være nyttig for begge parter, og kan bli starten på et fruktbart samarbeid som gjør at begge får mulighet til å vokse.
Hva gjør du hvis du taper en anbudskonkurranse?
Alle kan ikke vinne og det er tross alt bare én pallplass, og i starten vil dere antagelig oppleve at dere taper flere konkurranser enn dere synes dere fortjener.
Da er det viktig at dere finner ut hvorfor dere faktisk tapte. Les nøye gjennom brevet fra oppdragsgiveren, og finn ut hva dere må forbedre til neste gang. Skaff deg kunnskap om hvilke fortinn konkurrentene dine har, og hvordan dere bedre kan matche disse i neste konkurranse.
Det er ikke sikkert at dere faktisk er en dårligere tilbyder enn konkurrentene, men dere fikk kanskje ikke frem budskapet på en god måte. Kanskje dere har fokusert for mye på forhold som dere mener er en fordel for kunden, mens oppdragsgiveren har vektlagt helt andre forhold i tilbudene. Sjekk derfor tildelingskriteriene før dere skriver tilbudet.
Det er ingenting i veien for å kontakte oppdragsgivere og be om mer informasjon om tildelingen, men dere kan gjerne vente til etter at karensperioden er utløpt og kontrakten er signert. Dermed vil oppdragsgiveren kanskje være litt mer på tilbudssiden når det gjelder konkrete tilbakemeldinger på tilbudet, siden det ikke lenger er noen risiko for at dere vil klage og skape hodebry for oppdragsgiveren.
Bruk denne informasjonen for det det er verdt når dere skal skrive tilbud i neste konkurranse.
Oppsummering
Det finnes mange bedrifter som har vokst gjennom anbudsmarkedet, og nøkkelen til suksess er som nevnt over:
- Skaff deg innblikk i markedsmulighetene på Doffin. Søk etter veiledende kunngjøringer slik at dere har mulighet til å komme i dialog med oppdragsgiverne i konkrete anskaffelser. Dette gir dere et fortinn når konkurransen blir kunngjort og det øker vinnersjansene.
- Sett deg inn i det grunnleggende om regelverket. Les rundt på bloggen vår og lær deg spillereglene.
- Legg en strategi og finn ut hvor dere skal legge inn støtet med tanke på hvilke konkurranser dere skal by på.
- Lag gode rutiner helt fra starten av, og lag et godt system for å lagre dokumentasjon slik at det er lett tilgjengelig for alle som skal jobbe med tilbudene
- Hvis dere ikke vinner, analyser hvorfor og bli bedre til neste gang.
Lykke til!
