I forrige artikkel så vi på evalueringen av dokumentasjonen på kvalifikasjonskravene. I denne artikkelen, skal vi se litt på evalueringen av tilbudene.

Vi nevnte tidligere at det er tre nåløyer du må komme deg gjennom for å vinne konkurranser. Det første nåløyet om hvordan kvalifikasjonskravene må være oppfylt kan du lese om her. De to øvrige punktene vil være tema for dagens bloggartikkel. 

• Kvalifikasjonskravene må være oppfylt
• Alle minimumskravene i kravspecen må være oppfylt
• Du må score best på alle tildelingskriteriene

Evaluering av minimumskravene

Absolutte minimumskrav kalles ofte SKAL- eller MÅ-krav. Som hovedregel må du oppfylle alle slike minimumskrav for å delta i konkurransen. Absolutte krav må være klart utformet slik at det er mulig for normalt aktsomme leverandører å forstå kravet nøyaktig og på samme måte. Ofte er kravet gjerne beskrevet med “skal” eller “må”, eller på annen måte markert som et absolutte krav. Om tilbudet ditt oppfyller et absolutt minimumskrav, kan både være enkelt og svært komplisert å vurdere. 

Er det for eksempel stilt minimumskrav til utdanning på masternivå, så er dette som oftest ganske enkelt et ja eller nei-spørsmål, men det kan også være mye mer komplisert. Det viser den såkalte kaffebønne-saken fra Oslo kommune.

Konkurransen dreide seg blant annet om levering av kaffemaskiner og forbruksvarer, og kort fortalt handlet det om et krav knyttet til kaffebønnene. Kravet var at «kaffen skal i hovedsak være produsert av arabicabønner, med unntak av espressobønnene som skal være mørkbrent og kan være en kombinasjon av arabica og robustabønner». 

Vinneren av konkurransen hadde tilbudt “mørkbrente bønner” i stedet for “espressobønner”. Skulle leverandøren vært avvist på grunn av dette? Etter behandling, først i KOFA, deretter tingretten, og til slutt lagmannsretten, ble svaret “ja”, selv om tingretten kom frem til at “espressobønne” ikke er noen faktisk standard, og at leverandøren derfor ikke skulle avvises.

Legg også merke til at minimumskrav også kan benyttes som tildelingskriterier. Det kan for eksempel være slik at det skal tilbys et gitt minimumsnivå, men at over-oppfyllelse blir belønnet med ekstrapoeng. La oss si at det skal anskaffes en traktor som skal ha minimum 120 HK. Da kan man gi ekstrapoeng dersom tilbudt traktor har mer enn 120 HK, mens en traktor med 119 HK ikke oppfyller minimumskravet, og tilbudet skal derfor avvises.

Dette bringer oss over på tildelingskriteriene.

Dette er et stort tema med mange variabler, og vi kan ikke gå inn på alle her. Du bør istedenfor lese artikkelen  vår som handler om å besvare tildelingskriterier for å sanke poeng. 

Kort om evalueringsprosessen
Evalueringsprosessen begynner med at innkjøperen setter seg ned og systematiserer besvarelsene. Gjerne i et tabellformat i for eksempel excel. Noen bruker anbudsportalens innebygde evalueringssystem.  

Avhengig av hva slags anskaffelse det er og hvor mange som er med i evalueringsprosessen, vil innkjøperen kanskje fordele oppgaver mellom forskjellige ressurspersoner og fageksperter. Eller han jobber kanskje helt alene fra start til slutt.

Skal det være forhandlinger, så vil man på dette tidspunktet gjerne sile ut de som scorer så dårlig at det ikke har noen hensikt å gjennomføre forhandlingene. Dette er fullt tillatt og også i tråd med regelverkets hensikt. Så har man forhandlinger, kanskje i flere trinn, før man til slutt kårer en vinner og skriver en tildelingsanbefaling. Anbefalingen skal så om muligens godkjennes av noen høyere opp i systemet, før man skriver tildelingsbrevet, og sender det ut til deltakerne. 

Bruk av poengskalaer
Dette er også et komplisert tema som vi i denne omgang bare skal touche så vidt innom. I utgangspunktet er det slik at det beste tilbudet skal få topp score, f.eks. 10 poeng, mens de dårligere tilbudene skal få lavere score, men hvor dårlig må et tilbud være for å få 0 poeng? Se det sier ikke reglene noe om, men hvor mange poeng et tilbud får, skal stå i forhold til ytelsen og oppdragsgivers betalingsvilje.

Dette betyr i praksis at man ikke kan gi et tilbud med bare litt lavere kvalitet en vesentlig lavere score. Samtidig skal heller ikke en marginalt høyere pris få en vesentlig lavere score. Det skal være en balanse hvor score på kvalitet og pris har noenlunde samme utslag. Poengene skal reflektere de relative fordelene til et bedre tilbud.

Et tema som har vært diskutert blant jurister og eksperter det siste året, er hvorvidt poengscore skal normaliseres. En ganske vanlig problemstilling når man har flere underkriterier, er at det beste tilbudet kanskje ikke oppnår 10 poeng på alle underkriterier, og samlet sett derfor lander på f.eks. 9,5.

Normalisering betyr at dersom skalaen går fra 0-10, og det beste tilbudet ikke oppnår 10 poeng, så vil man matematisk justere opp scoren på alle tilbudene, slik at det beste tilbudet faktisk får 10 poeng, og de andre tilbudene da også får noe bedre score enn før normaliseringen. Er dette riktig eller ikke?

For å gjøre en lang avhandling kort, så er juristene uenig. Noen mener man skal normalisere, andre mener det blir helt feil. I noen situasjoner vil det kanskje være ulovlig å normalisere, fordi man forskyver kriteriene innbyrdes vekting. 

Oppsummering
Oppdragsgiver har som oftest en stor jobb foran seg når de begynner en anskaffelsesprosess. Første steg er å utforme konkurransegrunnlaget med alle dokumenter. Og evalueringen som kommer senere kan være en enda større jobb. 

Kunsten er å klare å holde en rød tråd gjennom hele prosessen, og være i stand til å se konsekvensene av hvilke krav man stiller. En flink innkjøper begynner med slutten, altså ferdig gjennomført kontrakt, og jobber seg fremover til konkurransegrunnlaget ut fra et ønsket resultat. Men ofte skjer det ting uforutsette underveis som gjør jobben mer komplisert, og du som leverandør kan enten bidra til å gjøre det komplisert, eller jobbe på lag med oppdragsgiveren slik at man faktisk kommer frem til et godt resultat.