Dokumentasjon av kvalitets- og miljøledelsessystem

 

Du har sikkert sett det i en del konkurranser, at det stilles krav til forskjellige typer sertifisering innen kvalitet og miljø.

 

Sertifisering er dyrt, og krever både tid og ressurser. Så hva gjør du når det stilles krav til en sertifisering du enda ikke har?

La oss først se litt på hva regelverket sier. I Forskrift om offentlige anskaffelser 

 

“(1) Oppdragsgiveren kan kreve fremlagt attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, inkludert krav til universell utforming. Slike kvalitetssikringsstandarder skal være basert på relevante europeiske standardserier som er sertifisert av akkrediterte organer. Oppdragsgiveren skal godta tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS-stater.”

 

Meld deg på nyhetsbrev fra Anbudsbloggen

 

Hva betyr dette? 

 

Dette betyr at oppdragsgiver kan kreve at leverandørene skal fremlegge et sertifikat, eksempelvis ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 etc. for å kunne delta i konkurransen. Det finnes forskjellige typer sertifikater for forskjellige bransjer, og oppdragsgiver kan kreve at leverandørene kan fremlegge et slikt sertifikat dersom det er er relevant for kontrakten.

 

Så det virker jo som om dette er ganske ufravikelige krav, og stenger mange ute fra konkurransen, men vi skal se litt nærmere på 3. ledd i den samme paragrafen: 

 

“(3) Oppdragsgiveren skal godta annen dokumentasjon for tilsvarende kvalitetssikringstiltak eller miljøledelsestiltak dersom leverandøren ikke har mulighet til å få slike attester innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv. Dette forutsetter at leverandøren dokumenterer at disse tiltakene tilsvarer de etterspurte kvalitetssikringsstandardene eller miljøledelsessystemene eller -standardene.”

 

Her er redningen for deg som ikke er ISO-sertifisert, fordi her står det klart at oppdragsgiver skal godta annen type dokumentasjon “dersom leverandøren ikke har mulighet til å få slike attester innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv”. Hva “innen fristen” betyr i praksis kommer vi tilbake til litt senere i artikkelen.

 

Anbudsbloggen

 

Kan jeg benytte alternativ dokumentasjon i anbudskonkurransen?

 

Oppdragsgiver skal godta annen dokumentasjon, noe som i klartekst betyr at annen dokumentasjon skal godtas uansett om det er beskrevet i konkurransegrunnlaget eller ikke. Det trenger altså ikke stå spesifikt i konkurransegrunnlaget at oppdragsgiver vil eller kan godta alternativ dokumentasjon. 

 

Hvis det f.eks. stilles krav til miljøledelse i hht. ISO 14001, er da et Miljøfyrtårn-sertifikat tilstrekkelig? 

 

I utgangspunktet skal det være det, fordi Miljøfyrtårn er rettslig likestilt med ISO 14001:2015 og EMAS gjennom EØS avtalen vedlegg XX. Og siden EMAS er strengere enn ISO 14001, så skal Miljøfyrtårn være innafor. Du kan lese mer om dette her https://www.regjeringen.no/no/sub/eos-notatbasen/notatene/2018/jan/annerkjennelse-av-miljofyrtarn-i-henhold-til-emas-artikkel-45/id2585539/.

 

Vi nevner her spesifikt miljøstyringssystem, siden det finnes flere anerkjente styringssystemer som dekker mange forskjellige bransjer. Men vi har en tilsvarende situasjon på kvalitetsstyringssystem, siden det finnes styringssystemer som er tilpasset forskjellige bransjer, som også kan oppfylle krav til ISO, noe avhengig av hvordan de er implementert. Er du usikker kan du sjekke med din bransjesorganisasjon.

 

Mercell

 

Hva om dere er i en prosess for å blir ISO-sertifisert, er det ikke godt nok? 

 

Nei, ikke nødvendigvis. Hvorvidt du kan anses som kvalifisert eller ikke, kommer an på hva du kan dokumentere om dagens styringssystem, ikke hva du muligens kan ha en gang i fremtiden.

 

Hvis du er usikker på om din dokumentasjon er tilstrekkelig, eller hvilke minimumskrav som stilles til dokumentasjonen, må du avklare dette med oppdragsgiver. Det er ikke sikker du får et 100 % konkret svar, men da har du i hvert fall spurt, og du kan vurdere selv om du tar risikoen ved å sende et tilbud eller ikke.

 

Du som leverandør står ansvarlig for dokumentasjon

 

Vær klar over at det er du som leverandør som må fremskaffe dokumentasjon som sannsynliggjør at ditt system for kvalitet eller miljø tilfredsstiller kravene i en ISO-sertifisering eller tilsvarende. I utgangspunktet skal dokumentasjonen være tilgjengelig på tilbudstidspunktet. Det betyr at du ikke kan begynne å skrive, eller via en 3. part fremskaffe dokumentasjon etter datoen for tilbudsfrist er forbi.

 

Det er også du som leverandør som må sørge for at dokumentasjonen gjør oppdragsgiver i stand til å sannsynliggjøre at ditt system er i henhold til minimumskravene i ISO eller andre standarder som er beskrevet i anbudsdokumentene. 

Du kan ikke forvente at tvilen kommer deg til gode. I en eventuell klage i fremtiden må oppdragsgiver dokumentere at ditt styringssystem er vurdert til å være likeverdig med dine konkurrenters styringssystemer. 

 

Prøv vår anbudsvarsling

 

Betydningen av “innen fristen”

 

Når du som leverandør ønsker å delta i en konkurranse hvor det stilles krav til et sertifikat, men ikke rekker å bli sertifisert innen tilbudsfristen, så er dette nettopp en slik situasjon. 

 

Denne passusen skal nemlig fange opp slike tilfeller hvor leverandøren har styringssystemer som kan oppfylle kravene til en ISO-, EMAS- eller Miljøfyrtårn-sertifisering, men hvor man ikke rekker å bli ferdig sertifisert innen tilbudsfristen. Dette gjelder uansett om sertifiseringsprosessen er påbegynt eller ikke. 

 

Dokumentasjonen du kan fremlegge for oppdragsgiver er avgjørende for om du blir vurdert som kvalifisert eller ikke.