ESPD-skjema fra A til Å

Når du deltar i offentlige konkurranser må du som oftest dokumentere firmaets kvalifikasjoner for at tilbudet ditt skal bli vurdert. 

I konkurranser over EØS terskelverdien er oppdragsgiver i de fleste tilfeller forpliktet til å benytte ESPD-skjemaet. Når vi sier “de fleste tilfeller” skyldes det at enkelte sektorer og i enkelte typer kontrakter, gjelder ikke dette kravet, men i det store og hele vil du møte ESPD-skjemaet i konkurranser om kontrakter av en viss størrelse.

Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav skal det i utgangspunktet ikke være nødvendig å levere ved tilbudsfrist. Dette sørger nettopp ESPD-skjemaet for, fordi det skal fungere som midlertidig dokumentasjon på at firmaet ditt oppfyller kvalifikasjonskravene, og at det ikke foreligger andre avvisningsgrunner.

 

Hva er ESPD?

ESPD er en forkortelse for European Single Procurement Document, Europeisk egenerklæringsskjema på norsk. Hensikten bak ESPD er at både leverandører og oppdragsgivere skal få en enklere hverdag. 

I tillegg skal det bli enklere for de leverandørene som leverer tilbud på tvers av landegrensene, fordi man i prinsippet skal møte noenlunde likelydende krav fra ett land til et annet. 

ESPD-skjemaet er utformet på alle europeiske språk, og ordlyden i det norske skjemaet skal være forenlig med ordlyden i et dansk eller tysk skjema. Det ligger mye byråkrati bak slike felleseuropeiske skjemaer, noe som dessverre har resultert i at skjemaet er vanskelig å forstå for vanlige folk.

Offentlige oppdragsgivere i hele EØS-området bruker dette derfor det samme skjemaet på anskaffelser over den såkalte EØS-terskelverdien.

Som nevnt er skjemaet altså en egenerklæring som skal fungere som en foreløpig dokumentasjon på at firmaet ditt tilfredsstiller de kravene som oppdragsgiveren har oppgitt i skjemaet. Disse kravene gjelder:

  • Avvisningsgrunner
  • Kvalifikasjonskrav
  • Utvelgelseskriterier

 

Avvisningsgrunner

Det er en noen krav som alle oppdragsgivere kreve av sine leverandører etter europeisk regelverk. Dette er krav som dreier seg om deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, terrorhandlinger osv. I tillegg inneholder skjemaet mer kjente krav, som betaling av skatt og moms. 

I tillegg finnes en del mer eller mindre frivillige avvisningsgrunner som går på insolvens, interessekonflikt, inhabilitet osv. 

Til sist kommer de nasjonale kravene. Det er nemlig slik at forskjellige land har litt forskjellige nasjonale avvisningsgrunner. Dette skal være oppgitt i konkurransegrunnlaget.

Som hovedregel skal dere svare Nei på alle avvisningsgrunner.

 

Meld deg på nyhetsbrev fra Anbudsbloggen

 

Kvalifikasjonskrav

Når det gjelder kvalifikasjonskrav, dreier dette seg om krav til økonomisk kapasitet, referanseoppdrag, sertifikater, miljø- og kvalitetsledelse, osv. 

I ESPD-skjemaet er det en smørbrødliste med krav som oppdragsgiveren kan velge mellom, slik at kravene skal være standardisert og felles for alle EØS-landene. Når du skal svare på ESPD-skjemaet i et annet land enn Norge, skal du derfor i prinsippet finne igjen de samme kravene og den samme ordlyden som i en norsk konkurranse. 

 

Utvelgelseskriterier

Utvelgelseskriteriene gjelder bare i konkurranser med prekvalifisering, slik som to trinns konkurranse med forhandlinger, begrenset anbudskonkurranse og konkurransepreget dialog. Disse kriteriene brukes for å velge ut et begrenset antall leverandører som anses som best egnet til å gjennomføre kontrakten når det er flere søkere enn det antall leverandører man ønsker å ha med i konkurransen.

 

Mercell

 

Når må du levere dokumentasjon?

Når du har fylt ut og levert skjemaet sammen med tilbudet, skal du i prinsippet ikke behøve å sende inn all dokumentasjonen på kvalifikasjonskravene sammen med tilbudet. 

Men dette betyr ikke at du slipper å sende inn dokumentasjonen helt og holdent. 

Oppdragsgiveren kan nemlig når som helst be om å få tilsendt dokumentasjon, dersom han mener at dette er nødvendig for en korrekt gjennomføring av konkurransen. I praksis bør du derfor ha all dokumentasjon liggende klar til innsending i tilfelle den blir etterspurt.

Blir dokumentasjonen etterspurt, vil du få en svært kort svarfrist, kanskje bare til slutten av arbeidsdagen eller dagen etter.

Hvis ditt firma blir innstilt som vinner av konkurransen, er oppdragsgiveren forpliktet til å be om å få opplysningene du har fylt inn i skjemaet dokumentert.

Dersom du har sendt inn den samme dokumentasjonen til den samme oppdragsgiveren i en tidligere konkurranse, og dokumentasjonen fortsatt er gyldig, skal du ikke behøve å sende det inn på nytt. 

 

Prøv vår anbudsvarsling

 

Dokumentasjon som ferskvare

Noen dokumenter er ferskvare, slik som skatteattesten, mens annen dokumentasjon kan ha lengre holdbarhet, f.eks. Firmaattest, sertifikater og regnskapstall. Det er oppdragsgivers ansvar å sørge for å oppbevare allerede innsendt dokumentasjon på en slik måte at den kan gjenbrukes.

Videre er det slik at dersom oppdragsgiveren har mulighet til å hente dokumentasjonen i en åpen database på nettet, skal du heller ikke behøve å sende inn dokumentasjonen. Spørsmålet i skjemaet lyder slik:

Er disse opplysningene mulig for oppdragsgiver å innhente kostnadsfritt i en database i en EØS-stat?

Hvis du ikke vet om du skal svare Ja eller Nei, er fasiten høyst sannsynlig Nei. 

I motsatt fall svarer du Ja, og du må taste inn nettadresse og  innloggingsinformasjon, slik at oppdragsgiveren kan hente dokumentasjonen selv.

Vi kan samtidig nevne at du i noen tilfeller også kan levere et registreringsbevis i en sertifiseringsordning for kvalifisering i offentlige konkurranser. Eksempler på dette er StartBANK og Achilles. Sertifikatet skal da erstatte de attestene som inngår i sertifiseringsordningen og fungere som fullverdig dokumentasjon.

Kan du gjenbruke det samme skjemaet i andre konkurranser?

I Mercell sin MSS KGV løsning, vil det utfylte ESPD-skjemaet bli lagret på din firmaprofil, og du trenger ikke gjøre noe aktivt for å kunne gjenbruke skjemaet til senere. Neste gang du du skal levere ESPD-skjema, vil de opplysningene dere fylte ut i siste konkurranse ligge lagret.

Det at skjemaet lagres fra gang til gang er i mange tilfeller en fordel, men i andre tilfeller en ulempe. Noen ganger ønsker du kanskje å beskrive andre referanseoppdrag enn du gjorde i forrige konkurranse, og da må du slette de som ligger der fra før, og legge inn nye.

De forskjellige KGV-løsningene har imidlertid lagt til rette for at du kan gjenbruke et utfylt skjema og flette inn i skjemaet i andre konkurranser. Denne gjenbruksfunksjonen fungerer slik at du kan laste opp en såkalt xml-fil, og de som er viderekomne innen ESPD bruker nettopp denne løsningen for å opprette forskjellige xml-filer hvor de har lagt inn forskjellige referanseoppdrag.

 

Mercell

 

ESPD-for viderekomne

La oss si at dere har ett sett med referanseoppdrag for én type oppdrag, og et annet sett med referanseoppdrag i andre typer oppdrag. Da vil det lønne seg for dere å bruke noen minutter på å opprette to forskjellige xml-filer inneholdende de forskjellige referanseoppdragene, som dere så laster opp i de respektive konkurransene.

Det er litt tungvint, men her kommer en oppskrift:

EU-kommisjonen drifter en løsning for ESPD-skjema, men siden alle de norske KGV-løsningene har skjemaet integrert, er ikke Norge offisielt med i denne løsningen lenger. 

Men det finnes, i hvert fall foreløpig en bakvei. Her kan du opprette en eller flere såkalt “Generisk ESPD-erklæring”. 

Når du klikker på lenken ovenfor kommer du til et par valg på et stykke ned på førstesiden. Her skal du velge:

  • Jeg er leverandør

Under spørsmålet “Hva ønsker du å gjøre?” skal du velge 

  • Lag en generisk ESPD-erklæring 

Så må du velge land før du går videre ved å klikke på Neste-knappen.

Deretter klikker du på Neste helt til du kommer til steget “Kvalifikasjon”. 

For å få opp hele listen over alle kvalifikasjonskravene må du velge Ja på spørsmålet:

Oppdragsgiver angir hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder i konkurransen ved å huke av foran de aktuelle kravene (A-D). Ønsker du å bruke kvalifikasjonskravene fra A til D?

Så jobber du deg nedover skjemaet og legger inn relevant informasjon. F.eks. under seksjon C legger du inn referanseoppdrag, informasjon om “Redskaper, materiell og teknisk utstyr”, osv. Tenk gjennom hva dere opplever at dere blir bedt om å besvare i de konkurransene dere deltar i, slik at skjemaet blir mest mulig komplett.

Klikk på Neste, deretter Last ned og velg Xml-format under Last ned knappen helt nederst på siden med full oversikt over utfylt skjema. Da vil du laste ned en en fil som heter “espd-response.xml”. Denne kan du døpe om og gi den et navn som gjør at du vet hva den inneholder. Du må ikke endre filtypen, den må slutte på xml, ellers vil du ikke kunne laste den opp i konkurransen.

Voila, nå kan du lage en ny xml-fil som inneholder andre referanser eller annen informasjon, og du følger samme oppskrift. 

På denne måten kan du lage et bibliotek med forskjellige ESPD-svar og besvarelsen vil gå mye raskere enn om du må slette og legge inn ny informasjon fra konkurranse til konkurranse. Xml-filen kan du også bruke i alle KGV-systemene, siden det er et krav fra myndighetene at systemene skal støtte import av denne typen filer.

 

Mercell

 

Hva hvis du bruker underleverandører?

Det er 3 spørsmål i ESPD mange står fast på og blir forvirret. 

  • Deltar leverandøren i konkurransen sammen med andre?
  • Støtter leverandør seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene i del IV og eventuelle kriterier og regler fastsatt i del V nedenfor?
  • Har leverandøren til hensikt å bruke underleverandør til å oppfylle kontrakten?

Deltar leverandøren i konkurransen sammen med andre?

Det første spørsmålet dreier seg om dere er flere aktører som deltar sammen som et konsortium. Dette er relevant når flere firmaer samarbeider om å gjennomføre en kontrakt, og hvor hvert firma er selvstendige, juridiske enheter som er ansvarlig for hver sin del av leveransen. Det kan f.eks. være flere firmaer som går sammen i en prosjekteringsgruppe i et byggeoppdrag. Gruppen kan da bestå av ingeniører og arkitekter.

Hvis det er tilfelle, velger du Ja, og sørger for at de andre aktørene også fyller ut sin versjon av ESPD-skjemaet. 

Husk også at dere må levere en samarbeidsavtale mellom de involverte partene.

Støtter leverandør seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene i del IV og eventuelle kriterier og regler fastsatt i del V nedenfor?

Ja, hva betyr dette egentlig?

La oss si at det er stilt krav til minimum 3 relevante referanseoppdrag for å være kvalifisert, men ditt firma ikke har noen relevante referanseoppdrag innen det spesifikke området. Da har dere muligheten til å benytte en underleverandør som oppfyller nettopp dette kravet. På ESPD-språk blir da slik at dere støtter dere på en annen virksomhets kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, og dere må svare Ja, og invitere den andre virksomheten til å fylle ut ESPD.

 

Har leverandøren til hensikt å bruke underleverandør til å oppfylle kontrakten?

Dette spørsmålet dreier seg om hvorvidt dere vil sette bort deler av jobben til en underleverandør, men at dere selv som firma oppfyller kvalifikasjonskravene. Hvis dette er tilfelle, svarer du Ja og oppgir hvem dere skal benytte dersom det er kjent på tilbudstidspunktet. 

OBS: Oppdragsgiver kan ha stilt krav til at slike underleverandører også må besvare ESPD. Dette vil i så fall være oppgitt i konkurransedokumentene. I så fall må du invitere disse underleverandørene til å besvare ESPD.

 

Hva hvis vi er i tvil om hva vi skal svare?

Det finnes tilfeller der det kan være litt uklart hva som er en underleverandør og ikke. F.eks. hvis dere opererer som grossist eller forhandler og bruker Bring til frakt. 

Er Bring da en underleverandør?

Eller dersom dere selger produkter som er produsert av et annet firma, er produsenten da en underleverandør?

Her har vi dessverre ingen fasit, fordi dette kommer an på hvilke dokumentasjonskrav som er stilt i konkurransen. Er du i tvil må du kontakte oppdragsgiveren og forklare situasjonen, og sørg for å få svaret skriftlig i tilfelle det blir noe bråk i etterkant.

 

Hvordan inviterer vi et annet firma til å besvare ESPD?

Dette kan være litt forskjellig fra system til system. I Mercell MSS KGV er dette beskrevet i guidene du finner ved å klikke på supportknappen. 

 

I Mercell Tendsign KGV og Mercell CTM KGV kan løsningen være forskjellig, og er du usikker så kontakt din support for å få hjelp.