I en tidligere artikkel kunne du lese litt om historikken bak dagens regelverk. Vi touchet innom to temaer som er sentrale i anbudsregelverket, nemlig likebehandling og forutberegnelighet.
i denne artikkelen ville vi gjerne spinne litt videre på et par andre grunnstammer i reglene om offentlige innkjøp, nemlig etterprøvbarhet og forholdsmessighet, og hva de betyr for deg som leverandør.
I forrige artikkel nevnte vi at kravene til likebehandling og forutberegnelighet ofte ble nevnt i samme åndedrag, fordi i veldig mange tilfeller vil bruddet på det ene prinsippet nesten automatisk medføre brudd på det andre. Ikke alltid, men ofte.
Kravene til etterprøvbarhet og forholdsmessighet er kanskje ikke like sammenfallende, men som vi skal se, så henger de litt sammen allikevel.
Forholdsmessighetsprinsippet
Krav til forholdsmessighet spenner egentlig veldig vidt, men hovedprinsippet er at man ikke skal bruke mer ressurser på å gjennomføre en anskaffelse enn det som er forsvarlig i forhold til anskaffelsens verdi, omfang og art.
Her er det flere ting innkjøperen må passe på.
For det første så skal oppdragsgiver ikke gjøre anskaffelsen og prosessen mer kompleks enn nødvendig. Man skal ikke bruke masse tid og ressurser på å lage avanserte kravspesifikasjoner og kreve dokumentasjon som medfører mye arbeid å evaluere. Man skal altså gjøre anskaffelsen så effektiv som mulig.
På samme måte så skal ikke leverandørene pålegges en større dokumentasjonsbyrde enn nødvendig.
En enkel anskaffelse til noen 100-tusen skal altså ikke koste samfunnet mange 100-tusen å få gjennomført. Dette vil ikke være i tråd med lovens § 1, nemlig at loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser.
Desto større og mer kompleks kontrakten er, jo mer arbeid kan forsvares å legge ned i selve anskaffelsen. Er man for slepphendt med dokumentasjon og evaluering, kan man ende opp med en leverandør som ikke kan levere som de har lovet, og resultatet blir kanskje vesentlig dårligere og til en vesentlig høyere pris enn forventet. Noe som heller ikke er i tråd med loven, som nevnt ovenfor.
Historien har vist at flere store offentlige prosjekter har blitt både dårligere og dyrere enn det man hadde tenkt. I slike tilfeller kunne en grundigere anskaffelsesprosess ha medført et bedre resultat, selv om selve prosessen kunne blitt tyngre og mer ressurskrevende.
Krav til etterprøvbarhet
Som vi har nevnt i flere av våre artikler, så er regelverket rundt offentlige innkjøp strengt. Men et strengt regelverk har i seg selv liten verdi hvis man ikke har systemer som sørger for at noen kan etterse at reglene faktisk er fulgt. For å ivareta dette har vi flere organer som kan gå etter anskaffelsen i sømmene for å se om det er gjort noen feil.
Det er her kravet til etterprøvbarhet kommer inn i bildet. For hvis noen skal kunne sjekke prosessen i etterkant, må det også finnes noe å sjekke.
Derfor er det slik at oppdragsgiveren er pålagt å dokumentere hva som har skjedd i konkurransen. Dette gjelder både interne vurderinger gjennom hele anskaffelsesprosessen, i tillegg til hva som er blitt kommunisert med de involverte leverandørene.
Protokollføring i anbudskonkurranser
Oppdragsgiver skal føre en protokoll for konkurranser over en gitt terskelverdi, og forskriften sier i klartekst hvilken informasjon protokollen skal inneholde. Terskelverdien er i praksis 1,3 MNOK, noe som betyr at det ikke foreligger konkrete krav til innholdet i en slik protokoll på mindre konkurranser.
I protokollen må innkjøperen bl.a. notere hvilke leverandører som har deltatt i konkurransen, hvem som ble tildelt kontrakt, begrunnelsen for tildelingen osv. Dersom man har valgt å ha forhandlinger eller dialog med bare noen av leverandørene, må det også begrunnes hvorfor.
Alt som har betydning for gjennomføringen og resultatet av konkurransen, skal altså dokumenteres skriftlig.
Det er det ikke finnes noe krav til protokoll for mindre anskaffelser, betyr det ikke at oppdragsgiver ikke trenger å dokumentere sine vurderinger og beslutninger. Det betyr bare at det ikke foreligger noen spesifikke minimumskrav til innholdet i denne dokumentasjonen.
Skriftlig kommunikasjon mellom leverandør og innkjøper
Også kravet til skriftlighet bunner i etterprøvbarhetsprinsippet. Oppdragsgiver plikter nemlig å skrive referater når det har vært møter eller man har hatt telefonsamtaler.
Videre skal referater være tilstrekkelig detaljerte til at en såkalt tredjepart skal kunne oppfatte hva som har skjedd.
All kommunikasjon som skjer mellom oppdragsgiver og leverandørene skal være skriftlig og den skal loggføres. Dette betyr i praksis at dersom du har snakket med oppdragsgiveren om noe som har betydning i konkurransen skal oppdragsgiveren notere ned et referat hvor det fremkommer hva som ble sagt.
Det kan jo være smart å føre sitt eget referat også, slik at dersom det skulle bli en tvist på et tidspunkt senere, så har du notert ned hva du selv oppfattet ut fra telefonsamtalen.
Krav til meddelelse av valg av leverandør
Dette kravet er også en direkte følge av kravet til etterprøvbarhet, og det skyldes at leverandøren også skal ha en mulighet til å vurdere om prosessen har gått riktig for seg. Meddelelsen skal derfor inneholde nok informasjon til at leverandørene kan gjøre seg opp en mening om de har blitt rettferdig behandlet og om oppdragsgiveren har behandlet tilbudene slik de har oppgitt i konkurransegrunnlaget.
Heller ikke på dette området finnes det noen spesifikke krav til en slik meddelelse for små konkurranser under 1,3 MNOK. Men kravet til etterprøvbarhet tilsier allikevel at alle skal få en skriftlig beskjed om utfallet av konkurransen inneholdende en kort begrunnelse.
Ser man nærmere oppdager man at disse prinsippene er nært knyttet til hverandre. Oppdragsgiver skal ikke bruke mer ressurser på gjennomføringen enn høyst nødvendig, noe som har den konsekvensen at man ikke skal bruke unødvendig mye tid på å skrive utførlige protokoller og referater. Dette vil i så fall være i strid med kravet til forholdsmessighet.