I denne artikkelen skal vi se litt på resultatene av en tysk-finsk undersøkelse som tok for seg hva som ligger til grunn for innkjøpernes beslutninger på et litt dypere plan. Du kan lese hele undersøkelsen her.
Undersøkelsen forsøkte å kartlegge hva som skjer når beslutninger tas: Hvordan tar innkjøperne sine beslutninger? Hvordan prioriterer de, spesielt når de avgjør vanskelige saker?
Til tross for at undersøkelsen er basert på svar fra innkjøpere i Finland og Tyskland, viser den en slående likhet mellom de tyske og finske respondentene, og det er derfor god grunn til å anta at mange norske innkjøpere også vil kjenne seg igjen. Regelverket er jo tross alt i det store og hele relativt likt.
Hvis du som leverandør synes regelverket er rigid, så kan du trøste deg med at 38 % av innkjøperne fra undersøkelsen er enig med deg. Faktisk synes de at regelverket er problematisk, og er til hinder for gode anskaffelser.
Nå skal det sies at respondentene representerte innkjøpere fra mange forskjellige lag, både folk med lang og grundig kjennskap til regelverket, til innkjøpere med mindre erfaring som kanskje har lite faglig fellesskap rundt seg. Det var innkjøpere fra både statlig sektor, så vel som kommuner. Utvalget bestod også av innkjøpere som håndterte både store og små kontrakter.
Vårt inntrykk fra vårt kontaktnett her i Norge, er at erfarne innkjøpere har et et litt annet syn på dette enn mindre erfarne innkjøpere. Det finnes et ganske stort handlingsrom i regelverket, og det er gode muligheter for å gjøre gode anskaffelser. Men det krever grundige forberedelser å kunne utnytte dette handlingsrommet. Forberedelser tar tid, noe mange innkjøpsorganisasjoner ikke har så mye av.
Det er også slik at innkjøp er et fag og et håndverk, og når man som innkjøper ikke har et nettverk man kan spille på lag med, kan det være vanskelig å se hvilke muligheter regelverket faktisk gir.
Resultatet av dette er ofte at konkurranser gjennomføres slik man gjorde forrige gang. Behovshaverne har kanskje et godt etablert handlingsmønster som det kan være vanskelig å endre. Man mangler kanskje også politisk eller organisatorisk forankring til å gjøre endringer. Derfor blir det, forståelig nok mye klipp og lim, og gjenbruk av gammelt anbudsunderlag.
Risiko er dog den største utfordringen, eller frykten innkjøperne har når anskaffelsene er underlagt et strengt byråkrati.
Én stor risiko for mange oppdragsgivere, viser undersøkelsen, er å komme i en situasjon hvor de ser seg nødt til å tildele kontrakten til en leverandør de har dårlige erfaringer med.
Ja, for det er faktisk slik, at det er de objektive kriteriene som skal ligge til grunn for å velge leverandør, og hvis en “dårlig” leverandør har skrevet et knall tilbud, så er det tilbudet som gjelder. Hvis innkjøperen ikke har forberedt seg skikkelig, så sitter han i saksa. Igjen.
Det finnes muligheter for å unngå dette, men det krever forberedelser og god dokumentasjon på leverandørens tidligere prestasjoner.
Du kan blant annet oppleve at tildelingskriteriene er utformet slik at man f.eks. vektlegger oppdragivers tidligere erfaringer med tidligere leverandør. Dette er tillatt, men KOFA har bl.a. i sak 2014/54 uttalt at:
For å ivareta hensynet til forutberegnelighet og etterprøvbarhet, er det forutsatt at referanser eller egne erfaringer er oppgitt som en del av et tildelingskriterium for konkurransen, og at oppdragsgivers egne erfaringer er objektivt konstaterbare.
I den nevnte KOFA-saken var det ikke oppgitt i kriteriene at dette ville vektlegges, og KOFA konkluderte med at det medførte brudd på regelverket når oppdragsgiver likevel gir lavere score pga. dårlige tidligere erfaringer med leverandøren.
Det finnes også en mulighet for å avvise slike leverandører gjennom kvalifikasjonskravene, men igjen så må oppdragsgiver kunne dokumentere avvikene på en god og etterprøvbar måte.
Et annet viktig moment er risikoen for at prisene ikke er i tråd med budsjettet. Man skulle tro at det bare er kostnadsoverskridelser som gjelder her, men for lave priser er heller ikke bra.
Det høres litt snodig ut, at for lave priser heller ikke er positivt. Undersøkelsen antyder at dette kan skyldes at suksess med lavere priser i en kontrakt går relativt upåaktet hen, mens budsjettoverskridelser “straffes”, og får bred omtale i media og blant politikere.
Innkjøperen vil derfor ha fokus på å sikre seg at prisen i valgte tilbud er akkurat passe, fordi en overskridelse vil få store konsekvenser, og den potensielle belønningen knyttet til lavere priser er for liten til at man er villig til å ta risikoen.
Et utslag av dette er gjerne at prisskjemaet er utformet på en måte som gjør at du som leverandør ikke får mulighet til å tilby de beste og mest kostnadseffektive løsningene.
Oppdragsgiver har låst prisdannelsen på en måte som er i tråd med det opplegget de har fra før. Det er trygt, og de vet hva de får. De har også sikret seg mot muligheten for at tilbudene blir vanskeligere å sammenligne, fordi alle må gi tilbud på like vilkår.
Men med litt forberedelser og god informasjon til leverandørene om evalueringsmetoden, bør det allikevel være mulig å komme i land med litt mer fleksible prismodeller.
Dette kan også gi utslag i rigide kontraktsklausuler, hvor du som leverandør må ta en stor del av, om ikke hele risikoen knyttet til prisendringer. Det faktum at oppdragsgiver kunne fått lavere tilbudspriser ved å ta en større del av risikoen, er mindre viktig, så lenge man har sikret seg at prisene ikke skyter i været senere.
Mange leverandører har en oppfatning av at innkjøperen i mange tilfeller har personlige interesser mht. resultatet av konkurransen. Vi snakker ikke om personlig økonomisk vinning, men om hvorvidt anskaffelsen ender opp i en god kontrakt eller ei, kan påvirke innkjøperens jobbhverdag eller karrieremuligheter.
Undersøkelse som tidligere ble nevnt viser at dette i liten grad er tilfelle.
Om innkjøperen gjør en god eller dårlig jobb har tilsynelatende liten betydning for innkjøperens karrieremuligheter, fordi en stilling som innkjøper i offentlig sektor, som oftest er en stabil og god jobb.
I en liten kommune eller mindre kommunalt eller statlig foretak, kan en innkjøper ha en ganske ensom jobb. Reglene er vanskelige, og uten et godt nettverk rundt seg, er en innkjøpers hverdag fylt av utfordringer, tidspress og vanskelige avgjørelser som han må stå for på egen hånd. Folkene rundt ham synes litt synd på innkjøperen, for han må forholde seg til et regelverk de andre helst vil slippe. EU-regler, advokater, KOFA og sånt. Så hvis en anskaffelse går skeis, så er gjerne et opplevd rigid regelverk og stort tidspress en vesentlig årsak, og får derfor liten konsekvens for innkjøperens videre karriere i organisasjonen.
I større organisasjoner jobber innkjøperne ofte i team, så det er sjelden en enkeltperson må stå skolerett. I stedet er det innkjøpssjefen, som kanskje må svare for seg, men allikevel skal det mye til for å miste jobben på grunn av en mindre suksessfull anskaffelse. Men det er klart, stadige budsjettoverskridelser vil etter hvert får konsekvenser for den ansvarlige. Det har historien vist oss.
Og det samme gjelder andre veien. Innkjøpssjefen blir heller ikke belønnet i særlig grad hvis han stadig leverer gode kontrakter. Han gjør jo bare jobben sin.