Kommunikasjon i anbudskonkurranser
Se for deg at du sitter og ser utover plenen din en varm sommerdag, og tenker at det er på tide å få slått gresset. Det slår deg at husets 15-åring kan gjøre jobben. Du ser for deg hvordan dette skal gjøres, og forbereder deg på å kunngjøre denne jobben for ungdommen i huset.
Du sier:
- Kanskje du kan klippe plenen i dag? Du får en 50-lapp.
Dette er hva du tror du formidler:
- Kan du sørge for at plenen ser ut som en golfbane? Du får hele 50 kroner.
Dette er hva 15-åringen hører:
- Kan du gå bak den maskinen som durer, lenge nok til at jeg tror du er ferdig? Jeg kan avse usle 50 spenn for at du kaster bort din dyrebare tid på en meningsløs oppgave.
Selv om dette er å sette det på spissen, så viser det hvordan en oppdragsgiver kan kommunisere ut noe og en leverandør kan ta det i mot på en helt annen måte.
Når du skal levere tilbud i en konkurranse som dreier seg om et konsulentoppdrag, er det derfor viktig at du setter deg i oppdragsgivers stol, og forsøker å se for deg sluttresultatet. Vi kommer tilbake til et par momenter hvor dette med innkjøpers perspektiv er viktig dersom du skal lykkes og øke dine vinnersjanser.
Vet oppdragsgiver alltid hvor han vil? Og vet han hvordan han kommer dit?
Kan du isåfall bidra?
Vi har nevnt dette i artikler tidligere også, men vi nevner det gjerne igjen; leverandører som er fremoverlent og har hatt kontakt med oppdragsgiveren før konkurransen er kunngjort, har (nesten) alltid et konkurransefortrinn.
Hva er det beste du kan gjøre for å oppnå dette fortrinnet?
Sjekk veiledende kunngjøringer
Noen ganger ønsker oppdragsgiver å komme i kontakt med markedet for å undersøke markedssituasjonen, mens andre ganger ønsker de å forberede markedet om kommende konkurranser.
I det første tilfellet vil de gjerne invitere til en markedsdialog, og dette kan gjøres på flere måter. Regelverket stiller ingen helt spesifikke krav, men mange benytter en såkalt veiledende kunngjøring. Så det første tipset er å sjekke de veiledende kunngjøringene på Doffin. Finner du noe som kan være interessant må du være på hugget og melde deg på eventuelle dialogmøter, eller gi tilbakemelding dersom oppdragsgiveren ønsker innspill. Om ikke annet for å synliggjøre firmaet ditt og vise at du er interessert.
I det andre tilfellet, at de ønsker å forberede markedet på en kommende konkurranse, ønsker oppdragsgiver kanskje å kjøpe seg litt tid dersom det har oppstått et akutt behov, eller ganske enkelt forberede markedet på at det snart kommer en konkurranse.
Reglene for anskaffelser over EØS terskelverdi sier at dersom oppdragsgiver har kunngjort en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen av selve konkurransen, kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager.
Selv om det ikke inviteres til noen dialog, er det ikke noe i veien for at du kan kontakte oppdragsgiveren og stille spørsmål knyttet til oppdraget. Dette signaliserer at du er på hugget og kanskje at du kan komme med noen innspill knyttet til eventuelle krav eller kriterier. Hvis oppdragsgiver ikke er interessert i å prate, så får du antagelig klar beskjed om dette. Vår erfaring er at innkjøpere som er opptatt av å få de beste løsningene, gjerne slår av en prat med potensielle leverandører.
Er du kvalifisert?
I offentlige konkurranser stilles det ofte krav til leverandørens kvalifikasjoner. Vi skal ikke gå gjennom alle typer krav her, men bare nevne et par forhold du bør være bevisst på.
Teknisk og faglig kompetanse
Et vanlig kvalifikasjonskrav er såkalt teknisk og faglig kompetanse. Det kan være at leverandøren må ha f.eks. tre relevante oppdrag de siste tre årene. Nøkkelen her er begrepet “relevante oppdrag”.
Og tallet 3 selvsagt. Har du bare to så holder det ikke.
Når det stilles slike krav, så er dette et minimum for i det hele tatt å kunne delta i konkurransen. For mange, særlig nystartede bedrifter vil dette gjøre at man ikke klarer å skaffe seg oppdrag, nettopp fordi man ikke har disse 3 referanseoppdragene.
På den annen siden har vi også sett at oppdragsgiver aksepterer at referanseoppdrag også kan dokumenteres ved at nøkkelpersoner kan benytte referanseoppdrag hos tidligere arbeidsgivere, og da kan det fort åpne seg muligheter.
Hvis ikke kan du se deg om etter samarbeidspartnere som har den tekniske og faglige kompetansen dere trenger, og inngå et samarbeid. Vær imidlertid oppmerksom på reglene rundt ulovlig anbudssamarbeid.
Hva betyr “relevante” referanseoppdrag?
Her må du se på hva oppdraget går ut på, noe som i noen tilfeller ikke er like enkelt. Oppdraget kan være beskrevet i en slags oppdragsbeskrivelse eller problemstilling som skal løses. I så fall må du lese denne nøye, og gjøre deg opp en mening om hvilket mål oppdragsgiveren faktisk er ute etter.
Hvilke risikoer er det oppdragsgiver ønsker å minimere ved å stille disse kravene?
Med “relevante“ menes samme type oppdrag og noenlunde samme størrelse.
At referanseoppdragene har noenlunde samme størrelse vil også dokumentere at dere har tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Når du plukker ut referanseoppdrag, er det derfor viktig at du ser helheten og sammenhengen med oppdraget du skal levere tilbud på.
Før du begynner å skrive må du sjekke om det er oppgitt noen formkrav knyttet til beskrivelsen av referanseoppdragene. Skal du fylle ut et skjema? Skal beskrivelsen være på maks ½ side? Det finnes ulike formkrav oppdragsgiver kan stille.
Dersom det stilles slike krav må du passe på å følge det formkravet som er oppgitt. Dette gir et signal om at du faktisk er i stand til å lese og forstå oppgaven, og svare i henhold til kravene. Tenk på at dette gir oppdragsgiveren en forsmak på din leveranse.
Men når kvalifikasjonskravene er oppfylt, stiller dere alle på samme startstrek igjen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav for å delta i konkurransen, men det er nå selve konkurransen starter. Og konkurransen avgjøres basert på leverandørenes besvarelse av tildelingskriteriene.
Tildelingskriterier i anbudskonkurranser
Hvilke tildelingskriterier oppdragsgiver velger å benytte, er det egentlig helt opp til oppdragsgiver å velge, såfremt de har tilknytning til leveransen. Men vi ser ofte at oppgaveforståelse eller løsningsforslag brukes flittig, sammen med kompetanse og pris.
Oppgaveforståelse
Eller oppdragsforståelse, løsningsforslag eller andre avarter av en prosatekst som skal bedømmes, brukes ofte som tildelingskriterium for å se om leverandøren kjenner til det som oppdraget går ut på.
Veien er målet, sies det. For en ryggsekkturist kan dette kanskje stemme, men i et konsulentoppdrag er det resultatet som teller. Hvordan man kommer frem til resultatet er det din jobb å presentere gjennom et løsningsforslag eller oppgaveforståelse.
Det er her gressklipperhistorien fra begynnelsen av artikkelen kommer inn i bildet. Oppdragsbeskrivelsen sier at du skal klippe gresset, men det er kanskje en golfbane oppdragsgiver ser for seg i det fjerne?
Selv om oppdraget er beskrevet i en oppdragsbeskrivelse eller en situasjonsbeskrivelse som skal løses, må du tenke på hva det er som faktisk som skal oppnås.
- Hvilket resultat er de egentlig ute etter, og hvordan kan dere nå dette resultatet sammen med dem?
- Hvilke metoder skal dere bruke, hvilken kompetanse er det viktig å få frem?
- Hvor mye tid vil gå med, og hvor mye må oppdragsgiver involveres?
- Når skal resultatet overleveres og i hvilket format?
Nøkkelen er å begynne så tidlig som mulig, og lese forespørselen nøye. Ikke bare oppdragsbeskrivelsen, men hele forespørselen. Merk deg om det står noe om formålet og bakgrunnen for prosjektet.
Begynn med å sette opp noen punkter med nøkkelfaktorer du mener er viktige for suksess. Deretter kan du jobbe deg frem mot et løsningsforslag du mener gir god score. Hvis du bommer på disse nøkkelfaktorene, og oppdragsgiver gir dere lav score, ja så er det synd å si det, men det betyr at dere antagelig ikke er riktig firma for jobben.
Kompetanse
Kan man måle kompetanse og sette en poengscore? Mange mener nei, men det er i praksis det oppdragsgiver må gjøre når de skal finne rett person eller rett team til jobben.
Du mener kanskje selv du eller dere er mer enn kompetente nok, men oppdragsgiver vil se på hva dere faktisk har gjort før, og vurdere hvilken overføringsverdi dette har til oppdraget.
Kompetanse dokumenteres gjerne med CV, og i en CV er det derfor viktig at du får frem nettopp det som har en faktisk overføringsverdi til oppdraget.
Det handler om at du og/eller teamet ditt har håndtert lignende oppdrag tidligere, at dere kjenner til hvilke utfordringer som kan dukke opp, at dere vet hvordan de skal håndteres og at dere når målet. Det er dette tidligere erfaringsprosjekter skal underbygge, og gjøre oppdragsgiver trygg på at du/dere er rett person eller team.
Hvordan bør CV-ene se ut?
Her er det ingen fasit overhode, men pass på at de momentene oppdragsgiver skal vurdere kommer klart frem. Nøkkel- og spisskompetanse bør komme tydelig frem. Sørg også for at de mest relevante referanseoppdragene plasseres lett synlig.
Sjekk også om det er oppgitt spesielle formkrav til CV-ene. Dersom det er vedlagt en CV mal og det står ettertrykkelig at denne skal brukes, ja da skal du bruke malen. Dersom det er nevnt at en CV skal være på maksimalt to sider, så er det viktig at du overholder dette.
Fritidssysler og verv skal du droppe.
Leverandørens dokumentasjonskrav
Husk at det er du som leverandør som er ansvarlig for at dokumentasjonen er detaljert og tydelig nok til at oppdragsgiveren kan vurdere om evt. minimumskrav er oppfylt, eller hvor høy score han skal gi på tildelingskriteriene.
Du kan ikke forvente at oppdragsgiveren skal tolke uklarheter eller ufullstendigheter i din favør. I beste fall kan du bli bedt om å supplere med detaljer eller avklare uklarheter, men du kan også risikere å bli avvist.
Vi har allerede nevnt det et par ganger, men legg merke til om oppdragsgiver har spesifisert hvordan ting skal dokumenteres. Dersom det f.eks. er satt en grense for hvor lang beskrivelsen er, må du holde deg innenfor denne grensen. Hvis oppdragsgiveren har lagt ved et skjema du skal fylle ut, skal du også bruke det skjemaet som følger med.
