Hvis du er i byggebransjen, er det stor sannsynlighet for at du gjerne vil delta i de offentlige byggeprosjektene.
Anbudsmarkedet har nemlig mange muligheter, og prosjektene varierer fra små byggeprosjekter som kommunale boliger og små vann- og avløpsprosjekter, til digre prosjekter i milliardklassen.
I denne artikkelen skal vi forsøke å si litt om anbudsmarkedet for deg som er liten eller mellomstor. Vi skal ta for oss noen av utfordringene du må være forberedt på å møte, og hvordan du kan håndtere dem.
Trendene i anbudsmarkedet starter gjerne hos de store aktørene, før de sakte men sikkert blir synlige hos de mindre byggherrene spredt rundt omkring i landet.
Typiske eksempler på dette er:
Alle disse forholdene medfører at oppdragsgiverne i større og større grad stiller strengere krav til aktørene de inngår kontrakt med, og at det brukes andre kriterier enn pris for å tildele kontrakt.
De store entreprenørene vi leser om i dagspressen som bygger hengebroer og motorveier, har proffe folk og jurister som kan anbudsmarkedet ut og inn. De har egne folk som jobber med dokumentasjon av alle mulige slags krav, og de har folk som jobber strategisk med innkjøp av materialer og tjenester.
Er du derimot en liten eller mellomstor aktør, så sier det seg selv at du må kunne sjonglere mange roller med begrensede ressurser, og det å jobbe strategisk med anbud kommer kanskje i andre eller tredje rekke.
Så hvor skal du legge inn støtet for å skaffe deg et forsprang?
Når byggherren legger ut et byggeoppdrag på anbud, skjer det som oftest som en totalentreprise hvor oppdraget inkluderer prosjektering, eller som entrepriser basert på beskrivelser utarbeidet av byggherre.
Uansett entrepriseform, er det etter hvert blitt økt fokus på miljø og bærekraft. Miljø kan dreie seg om bl.a.:
Miljøfokus i byggeprosjekter kan enten fremkomme som konkrete minimumskrav, eller som at miljø og bærekraft benyttes som tildelingskriterier. Det kan også også være en kombinasjon. For eksempel kan det stilles noen minimumskrav til energiforbruk, mens det også gis gis tilleggspoeng i evalueringen ved overoppfyllelse av minimumskravene.
Begge deler er tillatt, men forskjellen er at når det kun er snakk om minimumskrav som ikke evalueres i rangeringen av tilbudene, er det tilstrekkelig at løsningen du tilbyr oppfyller minimumskravet. Da har det ingen hensikt å tilby noe som yter bedre. Bedre ytelse betyr som oftest høyere pris.
Dersom miljø brukes som et tildelingskriterium, må du være våken, for det er her du kan oppnå bedre score enn konkurrentene.
Vær OBS på vektingen av kriteriene også. Jo høyere vekt det er på pris, desto mindre viktig blir miljø ved tildeling av kontrakten. Og vice versa selvsagt.
Hvilke forhold det blir lagt vekt på i evalueringen skal være beskrevet anbudsdokumentene.
Det er riktignok ikke noe krav at dette skal beskrives i detalj i selve tildelingskriteriene, men hvis forholdene som vektlegges fremkommer, eller kan forstås ut fra prosjektets formål eller andre steder i oppdragsbeskrivelsen, kan det være lurt å gi en beskrivelse.
Det er derfor viktig at du leser dokumentene nøye, og ikke bare skummer gjennom anbudspapirene. Hvis du ikke leser anbudsdokumentene nøye nok, kan du bomme på besvarelsen og du kan gå glipp av viktige poeng i evalueringen.
Anbudsreglene sier også klart at oppdragsgiver skal beskrive dokumentasjonskravet på en måte som gjør at alle såkalt normalt forstandige leverandører skal kunne oppfatte dokumentasjonskravene på samme måte. Så hvis kravet til dokumentasjon du skal sende inn ikke er godt nok beskrevet, eller du stusser over hva oppdragsgiver mener, må du be oppdragsgiveren å spesifisere dokumentasjonskravet nærmere.
Dette er et stort tema som vi ikke rekker å dekke i denne artikkelen, men vi vil si litt om kravet til antall ledd i leverandørkjeden.
I forskriften om offentlige anskaffelser finnes det konkrete krav om at byggherre skal stille krav til maksimalt to ledd i leverandørkjeden. Dette har blitt innarbeidet for å unngå at underleverandørens underleverandør kan hyre inn et tredje ledd.
På den måten skal leverandørkjeden bli mer oversiktlig, og man kan i større grad motkjempe sosial dumping, skatteunndragelser, hvitevasking og brudd på arbeidsmiljøloven.
To ledd er et tak, noe som betyr at det kan stilles krav til maks ett ledd i leverandørkjeden.
Dette betyr at dersom du skal benytte underleverandører for å utføre deler av kontrakten, kan denne underleverandøren ikke hyre inn en annen leverandør til å utføre jobben.Så her må du passe på underleverandørene dine.
Slike krav er gjerne et kontraktskrav og ikke kvalifikasjonskrav. Men du må være klar over dette i de tilfellene du skal benytte en underleverandør for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Denne underleverandøren kan ikke bruke en annen leverandør til å utføre arbeidene dersom det er satt et krav på kun ett ledd i leverandørkjeden.
Tradisjonelt har byggeoppdrag blitt tildelt på bakgrunn av laveste pris. Dette er fortsatt ganske vanlig, men trenden er at også mindre oppdragsgivere nå setter mer fokus på kvalitet.
Hva er egentlig definisjonen på kvalitet?
Selv om signalene fra myndighetene går på at byggherre i større grad skal vektlegge noe annet enn pris, er det ofte slik at oppdragsgiver sliter litt med å finne gode kvalitetskriterier.
Allikevel er det noen kriterier vi ser går igjen.
Dette kan gå på kompetansen til byggeplassansvarlig, bas, formann eller andre med en lederrolle. I slike tilfeller må du sørge for at kompetansen er godt nok dokumentert, og at du får med alle forhold som kan være av betydning.
Igjen må du lese konkurransegrunnlaget nøye for å se om det er noe oppdragsgiver er spesielt opptatt av. Erfaring med tilsvarende byggeprosjekter er selvsagt viktig. Forskjellige typer bevis eller sertifikater må du også få med. Skal det brukes spesielle datasystemer eller apper i forbindelse med byggeprosjektet, f.eks. til dokumentasjon? I så fall få med evt. kjennskap til slike datasystemer og apper.
Når vi snakker om kvalitetssikring, kan dette både dreie seg om tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav.
Dersom kvalitetssikring er et tildelingskriterium, må dette spesifikt være knyttet til gjennomføringen av dette konkrete oppdraget. Dette kan dreie seg om beskrivelse av rutiner som sørger for at kvaliteten på utførelsen i byggeprosjektet blir tilstrekkelig ivaretatt. Det vil si; hvordan følger dere opp håndverkerne slik at bygget blir slik det er beskrevet, og at man ikke firer på kvaliteten i gjennomføringen.
I slike tilfeller må du beskrive konkret hvilke kvalitetsrutiner dere har på byggeplassen. Det er ikke tilstrekkelig å bare legge ved en kopi av kvalitetssystemet deres (hvis dere har et), men du må beskrive helt konkret hvordan dere følger opp kvaliteten på byggeplassen.
Men det er kanskje mer vanlig at det stilles kvalifikasjonskrav som skal sikre at leverandørene som kniver om kontrakten har kvalitetsstyringssystemer som skal sikre god oppfølging av kvalitet.
Når kvalitetsstyringssystem er oppgitt som kvalifikasjonskrav, er det altså snakk om at man må ha et system som oppfyller visse minimumskrav. Har du det, så er du innafor.
Legg merke til om det er oppgitt noen form for minimumskrav, f.eks. ISO 9001 eller liknende. I så fall legger dette lista for visse minimumsnivåer i kvalitetssystemet. Hvis du har et kvalitetssystem som er basert på ISO 9001 så kan dette være innafor, men du må sørge for å dokumentere at systemet faktisk er i tråd med ISO 9001 dersom du ikke er sertifisert. Er du usikker må du spørre oppdragsgiver hva han krever av dokumentasjon, og hvor detaljert dokumentasjonen må være.
Mange kommuner og offentlige oppdragsgivere jobber konkret med anskaffelsesstrategier som vektlegger kvalitet og miljø. Og som nevnt drypper krav fra større oppdragsgivere og store prosjekter ned på mindre oppdragsgivere og mindre oppdrag.
Hvis dere fortsatt ikke har innført et kvalitetsstyringssystem i firmaet, er det på høy tid å begynne å tenke på det, ellers risikerer dere å bli stående igjen på perrongen i framtidige bygg- og anleggsanbud.