Når vi i Mercell holder kurs for leverandører er det et par temaer mange av deltakerne er spesielt opptatt av. Ett av dem er sladding og forretningshemmeligheter. I denne artikkelen skal vi derfor forsøke å dekke noen av de vanligste spørsmålene vi får om dette.
Levering av sladdet tilbud
Mange oppdragsgivere stiller krav til at leverandørene skal levere et sladdet tilbud sammen med det ordinære tilbudet. Det dukker da gjerne opp en rekke spørsmål:
- hva skal vi sladde?
- hvordan skal vi gjøre det?
- og kan oppdragsgiveren overprøve vår sladding, og sende ut informasjon vi ikke vil skal komme ut?
For å svare på det siste først, så er i prinsippet svaret på det “ja”. Det er nok også ofte grunnen til at noen leverandører kvier seg litt for å avdekke forretningssensitive opplysninger i tilbudet sitt, da de er redde for at denne informasjonen skal komme i feil hender. Det er jo uheldig, fordi man kan da risikere at tildelingen er basert på feil grunnlag, og at en annen leverandør heller skulle vært valgt.
Det er ikke så enkelt å være innkjøper, egentlig. På den ene siden har han taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven, men samtidig er han også underlagt offentleglova når det gjelder innsyn i offentlige dokumenter.
Balansegang for innkjøpere
Det kan være en vanskelig balansegang for en innkjøper å vurdere hva han kan gi innsyn i, når man både skal forholde seg til kravene om mer-offentlighet og taushetsplikt på en og samme tid. Da en innsynsbegjæring skal behandles mer eller mindre umiddelbart, og sladding er svært tidkrevende, vil oppdragsgiveren ofte se på hva leverandørene selv har sladdet i tilbudet sitt, når en innsynsbegjæring kommer.
Selv om oppdragsgivere i utgangspunktet selv skal gjøre en konkret vurdering av hva som er forretningshemmeligheter og ikke, vil de ofte støtte seg på hva leverandørene selv har sladdet. Mange innkjøpere sender derfor ut det de mottok av sladdede tilbud, rett og slett fordi de er redd for å gi fra seg for mye informasjon.
Ny lov om vern av forretningshemmeligheter
I januar 2021 ble det vedtatt en ny lov om vern av forretningshemmeligheter, som til en viss grad fritar oppdragsgiver fra sitt ansvar om hva som er taushetsbelagt og ikke, dersom informasjonen ikke er sladdet. Denne nye loven sier at dersom innehaveren (altså leverandøren) av informasjonen ikke har gjort aktive tiltak for å beskytte informasjonen, kan det føre til at informasjon ikke anses som forretningshemmeligheter.
Det er derfor viktigere nå enn tidligere, at dere har sladdet informasjonen dere mener er forretningshemmelig.
Hva kan du sladde i et tilbud?
Følgende to hovedvilkår er knyttet til taushetsplikten i offentlige konkurranser:
- Opplysninger om noen personlige forhold
- Opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- eller
forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av
hensyn til den som opplysningen angår
I praksis betyr dette:
- priser
- fremgangsmåter, produksjonsmetode eller liknende
- strategier og løsningsforslag
- markedsanalyser og kundelister
- nye produkter og tjenester som kan gi dere en konkurransefordel
- avtalevilkår og avtaler med samarbeidspartnere
Vi skal se litt nærmere på noen av disse temaene.
Priser
Totalprisen i et tilbud, er som regel ikke taushetsbelagt. Enhetspriser er som oftest taushetsbelagt, og det samme gjelder del-priser, dersom man ut fra prismatrisen som gjelder i konkurransen enkelt kan regne seg frem til enhetsprisene.
Rabatter og påslagsprosenter er også ofte taushetsbelagt.
Tidsfaktoren vil alltid være et viktig moment når man vurderer hva som er taushetsbelagt og ikke. Det er klart at dersom man ofte deltar i konkurranser hvor pris er et avgjørende kriterium i konkurransen, vil det naturlig nok være svært skadelig for din konkurranseevne at prisene blir offentliggjort.
Men er enhetsprisene like konkurransesensitive om 6 måneder eller 4 år? Hvis ikke er slike priser antagelig heller ikke taushetsbelagt.
Avtaler med samarbeidspartnere
Når vi snakker om samarbeidspartnere, mener vi her partnere av mer strategisk art, og ikke nødvendigvis typiske underleverandører. Selv om konkurrentene dine ikke nødvendigvis kan bruke opplysningene direkte i sin virksomhet, vil de allikevel kunne bruke slike opplysninger på en måte som svekker ditt konkurransefortrinn. Dette gjelder både hvem dere har avtaler med, og ikke minst vilkårene i avtalene.
Er CV-er taushetsbelagt?
I utgangspunktet er ikke CV-er taushetsbelagt, men det er et par forhold som kan endre dette. Referanselisten på en CV kan være taushetsbelagt, da den kan inneholde informasjon om kunde- eller klientforhold som er hemmelige.
Selv om enkelt-CVer i seg selv ikke er taushetsbelagt, kan allikevel alle CV-ene samlet sett i en konkurranse, gi konkurrentene informasjon om den strategiske sammensetningen av teamet dere tilbyr, noe som blir en del av løsningsforslaget, som da igjen er taushetsbelagt.
Også her er tidsmomentet vesentlig når man skal vurdere taushetsplikten.
Videre er informasjon om “noens personlige forhold” taushetsbelagt. Det betyr navn og bilde kan sladdes, mens arbeidsplass, stilling, utdanning, kurs og kompetanse normalt ikke underlagt taushetsplikt.
Hva er ikke taushetsbelagt i en anbudskonkurranse?
Informasjon som ellers er allment kjent er åpenbart ikke taushetsbelagt. Det samme gjelder ting man kan google seg frem til å nettet, priser i nettbutikken som er åpen på nettet, osv.
Av informasjon som er innlevert i en konkurranse, er er informasjon om firmaets kvalifikasjoner for å delta i konkurransen, ikke taushetsbelagt. Dette gjelder bl.a.:
- Bedriftens økonomi og administrative stilling
- Firmaattest og skatteattest
- Referanseoppdrag, med mindre de aktuelle kundene spesifikt har sagt at de ikke skal fremkomme på en referanseliste
- Kvalitets- og miljøledelsessystem
Når det gjelder referanseoppdrag, er i utgangspunktet offentlige kunder offentlig informasjon, og kan ikke sladdes. Navn på private kunder kan derimot være taushetsbelagt.
Annen informasjon som er av mer ubehagelig art, f.eks. om firmaet er blitt dømt for lovbrudd, at det offentlige har truffet forvaltningsvedtak, eller annen negativ informasjon, er som oftest heller ikke taushetsbelagt. Denne type informasjon kan gi firmaet deres et dårligere omdømme, og derfor en svakere konkurranseevne, men lovgivningen har imidlertid lagt større vekt på at det kan være av allmenn interesse at slik informasjon blir kjent.
Praktiske detaljer om sladding av tilbud
Før vi ser på det praktiske, så er det greit å tenke litt strategisk med tanke på hva du faktisk skal sladde.
Når dere ber om innsyn i vinnende tilbud, vil innkjøperen gjerne se på hva dere selv har sladdet i deres tilbud før han begynner å vurdere hva som er taushetsbelagt og ikke. Hvis dere har sladdet veldig mye, vil det være vanskelig for dere å argumentere med å få innsyn i mer informasjon i konkurrentens tilbud, enn konkurrenten ville fått i deres tilbud. Tenk derfor nøye gjennom hva dere sladder.
Videre er det slik at man skal kunne kjenne igjen det sladdede dokumentet når man sammenligner det med det usladdede. Man kan altså ikke bare sette en sort firkant over hele siden. Man kan derfor med fordel la overskrifter og deler av avsnitt være usladdet.
Det er mange måter å sladde på, sånn rent praktisk sett. Skrur vi tiden tilbake noen år, satt man faktisk med korrekturlakk og sort tusj og sladdet. Nå for tiden har vi heldigvis mer praktiske løsninger.
Regneark og word-dokumenter
Først må du sørge for at teksten du skal sladde er helt sort. Markere all tekst og velg sort farge.
Deretter kan du enkelt markere teksten med sort. Bruk markeringsverktøyet du vanligvis bruker til å markere med gult, men du velger i stedet sort markering.
I Excel kan du velge sort fyll i cellene i regnearket.
Du kan imidlertid ikke bare lagre dokumentet slik det er. Da kan hvem som helst åpne det og fjerne sladden igjen. Vi anbefaler derfor at du skriver ut dokumentene, og scanner de inn igjen. Da er du helt sikker.
Pdf-dokumenter
Til pdf-filer finnes det pro-versjoner av Adobe Acrobat som har en rekke verktøy som gjør sladdejobben mer effektiv. Vi kommer ikke inn på alle detaljene her, men bare nevner at de finnes.
Hvis du ikke ønsker å kjøpe et eget program til dette, finnes det gratisløsninger også. Det finnes kanskje flere, men den vi kjenner til er Foxit Pdf Reader. Der har du mulighet til å tegne inn sorte firkanter for å dekke det du vil sladde. Når du er ferdig, har du to muligheter.
Du kan enten skrive ut dokumentet og scanne det inn igjen. En enklere løsning er å gå til fil-menyen, velger skriv til fil, og huker av for ‘skriv ut som bilde’. Da vil sidene bli konvertert til bilder og de blir lagret som et nytt pdf-dokument.
I en senere artikkel kommer vi tilbake til innsyn og innsynsretten. Vi skal se på hvilke rettigheter du har og hvordan du bør forholde deg rent praktisk.