En rammeavtale med en offentlig oppdragsgiver, vil i de aller fleste tilfeller gi deg en stabil inntekt de neste 4 årene. Gjør du en god jobb er det store muligheter for at den varer enda lenger enn dette.
I denne artikkelen skal vi se på noen temaer rundt nettopp rammeavtaler. For i motsetning til kontrakter på enkeltoppdrag, er det forhold ved rammeavtaler, som gjør konkurransen litt spesiell.
Vær i forkant, skaff deg oversikt over utløpende rammeavtaler
De mer viderekomne leverandørene som går inn for å vinne rammeavtaler, vil aktivt søke etter utgående rammeavtaler. Dette kan du til en viss grad gjøre manuelt, og det finnes to metoder.
Du kan klikke deg inn på nettsidene til forskjellige kommuner eller offentlige instanser og se hvilke avtaler de har, og når de går ut. Mange oppdragsgivere publiserer oversikt over inngåtte rammeavtaler på web, enten i form av en komplett søkbar liste, eller som regneark man kan laste ned.
En annen fremgangsmåte er å bruke Doffin eller et annet søkeverktøy du har tilgang til, og søke etter kontraktstildelinger ca. 3 år tilbake. Det er nemlig slik at ved konkurranser over EØS-terskelverdi, skal oppdragsgiver kunngjøre hvem som vant kontrakten. Når du søker 3 år tilbake i tid, kan man forvente at rammeavtalen vil bli fornyet innen et år, og selve konkurransen vil antagelig bli publisert innen noen måneder.
Et tredje alternativt er å benytte anbudsvarsling. Mercell gjør da hele letejobben for deg, og du får tilsendt anbudene du vil ha per e-post.
Kom i dialog med oppdragsgiver
Når du vet at en gitt oppdragsgiver snart skal kunngjøre en ny konkurranse, er dette din mulighet til å ta opp en dialog med oppdragsgiveren.
For det første så kan du gjøre oppdragsgiveren litt kjent med firmaet ditt. Muligheten for å vinne øker når oppdragsgiveren har kjennskap til firmaet ditt fra før.
Kanskje bare får noen minutter på telefon, men du har i hvert fall opprettet et kontaktpunkt, og du har vist interesse for anskaffelsen. Hvis du følger opp med en e-post etterpå, er sjansen stor for at innkjøperen klikker seg inn på nettsidene deres og undersøker dere nærmere.
Oppdragsgivere er også ofte genuint interessert i å lære mer om hva som foregår ute i markedet. Husk at de kan ha hatt den samme leverandøren i nesten 4 år, og de ønsker muligens å fornye seg, eller er i det minste interesserte i hva som har skjedd i markedet de siste 4 årene. Dette er din mulighet til å snakke om innovasjon, nye produkter, nye måter å jobbe på, osv.
Sett sammen et team
Så nå har du vært i kontakt med oppdragsgiver, og du har fått litt mer informasjon om hva den kommende konkurransen kommer til å dreie seg om. Kanskje vet du også omtrent når den blir publisert.
Du trenger ikke be om at de varsler deg når konkurransen blir publisert, fordi du får høyst sannsynlig beskjed om å følge med på Doffin.
Nå må du forberede folka dine på hva som kommer. Hvis dere allerede har et team som jobber med anbud, er jo det flott, men når konkurransen kommer vil de antagelig allerede være opptatt med andre anbud. Det er derfor fornuftig å sette av tid i kalenderen til å jobbe med rammeavtalen..
Hvis du ikke har et anbudsteam, er det på tide at du får dette på plass. Plukk ut dedikerte folk som skal gjøre bestemte oppgaver, og sørg for at de er forberedt. Få på plass viktig dokumentasjon, og vær forberedt på at oppdragsgiver kan kreve all dokumentasjon på norsk.
Inngå samarbeid for å øke vinnermulighetene
Er dere et lite nystartet selskap som sliter med å komme inn på markedet, så anbefaler vi at dere forsøker å skaffe dere en eller flere samarbeidspartnere for å øke vinnermulighetene. Dette vil senere øke konkurransekraften til alle parter, og dere kan kanskje sy sammen en bedre løsning enn konkurrentene dine.
Men vær OBS på reglene rundt ulovlig anbudssamarbeid. Disse reglene sier i korte trekk at dersom to leverandører hver for seg er kvalifisert og skikket til å levere de varene eller tjenestene rammeavtalen omfatter, vil et slikt samarbeid være ulovlig.
I praksis betyr dette at du egentlig bare kan inngå samarbeid med andre leverandører som ikke selv kan delta i konkurransen uten et partnerskap med dere. Eller omvendt, selvsagt.
Skaff deg nødvendige godkjenninger eller sertifikat
Mange oppdragsgivere har stort fokus på etikk, miljø og kvalitet. Og oppdragsgiver kan derfor stille krav til sertifikat for miljø- eller kvalitetsstyring.
Hvis dette er krav du vet vil bli stilt i en kommende konkurranse du gjerne vil vinne, er det nå på tide å begynne å forberede seg. Når konkurransen først er publisert, vil dere antakelig ikke rekke å få på plass et miljø- eller kvalitetsledelsessystem.
Regelverket sier at oppdragsgiver skal akseptere annen dokumentasjon på miljø- og kvalitetssystem, selv om det er satt krav til et sertifikat. Men slik dokumentasjon vil dere antakelig heller ikke rekke å få på plass i den korte tiden fra kunngjøring og frem til tilbudsfrist, så dere bør komme i gang med dette så fort som mulig.
Vinne en ny rammeavtale
Nå er du klar til å skrive tilbud. Du har lastet ned dokumentene, satt sammen et team for jobbe med besvarelsen, og dere har tatt frem blyantspisserne.
Så hva skal til for å vinne?
Dette er noe vi gjentar til det kjedsommelige, men når alt kommer til alt, handler det om å overbevise oppdragsgiveren om at du har det beste tilbudet. Dette høres kanskje ut som en floskel, men det er nå engang slik det er.
Og tilbudet måles på bakgrunn av tildelingskriteriene, altså de kriteriene som er oppgitt for å evaluere og sammenligne tilbudene.
Du må altså sette deg ned og grundig lese gjennom kriteriene som er oppgitt, og hva som kreves av dokumentasjon. Og dokumentasjon kan både være datablader og rene tekniske data, men det kan også være beskrivelser av hvilke løsninger og nivået på ytelsen du tilbyr.
Det høres kanskje banalt ut, men det er overraskende mange leverandører som ikke leser oppgaven og svarer på det som etterspørres. Ved å gjøre en grundig jobb her, har du allerede utkonkurrert andre deltakere i konkurransen, og du rykker nærmere pallen.
Les kriteriene grundig, og sett opp en liste over alle forholdene som blir beskrevet. Les også resten av konkurransedokumentene nøye, for å se om du kan finne annen informasjon som kan gi deg en pekepinn om hva de kommer til å legge vekt på. Men husk at det er ikke om å gjøre å skrive mest mulig, men derimot best mulig. Er det ett eller to forhold du glemmer å svare på, får dere null poeng på disse forholdene, og det kan være nok til å vippe dere av pallen.
Utkonkurrere nåværende leverandør i en rammeavtale
Hvis du skal delta i en konkurranse som skal erstatte en eksisterende rammeavtale, så er det også gitt at oppdragsgiver kan måtte bytte leverandør.
Men husk at det er ikke alltid den eksisterende leverandøren er en favoritt, og det kan i mange tilfeller være mulig å lese dette ut fra de kriteriene som er oppgitt.
Dersom egenreferanser er et tildelingskriterium, så kan dette være et signal om at de kanskje har mindre gode erfaringen med dagens leverandør. Men de vil da selvsagt også evaluere referansene dine, og du må derfor sørge for at referansene er villig til å stille opp og svare på spørsmål fra oppdragsgiveren.
Når det gjelder referanser, er dette ofte vanskelig og tidkrevende for oppdragsgiver å evaluere, fordi mange referanser ikke svarer på forespørsel fra oppdragsgiver, eller de vet kanskje ikke engang at de er ført opp som referanser. Så sørg for å forberede referansene dine på forhånd, slik at de kan hjelpe ditt firma til å bli enda bedre.
Et annet forhold som kan gi signal om et ønsket leverandørbytte, er dokumentasjon eller beskrivelser av system for avvikshåndtering. Dette kan tyde på at de kanskje opplever mye avvik med dagens leverandør.
Et annet signal om at de ikke er tilfreds, kan være at de velger å ikke forlenge avtalen til maksgrensen på 4 år. Dersom rammeavtalen blir konkurranseutsatt etter bare litt over ett år eller nesten to år, så indikerer dette ofte at de ønsker å erstatte dagens leverandør.
Det mange oppdragsgivere ofte ser i slike konkurranser, er at dagens leverandør er sløv med sin besvarelse i konkurransen. Grunnen kan være at de tror de har så godt fotfeste hos oppdragsgiveren at de nærmest kan hente den nye avtalen. Dette er en stor feil, fordi oppdragsgiveren kun kan legge vekt på forhold som er beskrevet i tilbudet. Oppdragsgiver kan altså ikke vektlegge forhold som han selv kjenner til ved leverandøren, men som ikke er nevnt i tilbudet.
Hvordan håndtere frykten for å bytte leverandør hos innkjøper
Dette handler i bunn og grunn om tillit. Gjennom din dialog med oppdragsgiver i forkant av konkurransen, kvaliteten og innholdet på nettsidene deres, og med kvaliteten dere presenterer i tilbudet, skaper du en tillit til at dere er et trygt valg. Uten denne tilliten vil oppdragsgiver i større grad vegre seg for å bytte leverandør.
Det kan også være tildelingskriterier som skal håndtere en slik overgang. Hvis det f.eks. bes om en implementeringsplan, så kan det være nettopp et leverandørbytte som er grunnlaget for dette. Dette er din mulighet til å presentere et opplegg som gir oppdragsgiver og alle brukerne av rammeavtalen en god og trygg start.
Vinn tilbake en utgående rammeavtale
Helt avslutningsvis tar vi med noen linjer om det vi egentlig allerede har nevnt. Selv om oppdragsgiver har et godt forhold til dere, og dere føler dere trygge på å få tilbake avtalen, må dere altså levere en besvarelse som er like god som utfordrerne. Det er ikke tilstrekkelig å skrive at “dere får samme gode service dere er vant til”, det holder rett og slett ikke.
Et godt tips er å se på konkurransen som det den faktisk er; en helt ny mulighet til å vinne en kontrakt, både for ditt firma og for andres. Prioriter konkurransen like mye som du ville gjort dersom du aldri hadde hatt rammeavtalen i utgangspunktet, og følg de samme rådene som du ville ha fulgt dersom du skulle begitt deg inn på en anbudskonkurranse om en jobb du ikke har hatt tidligere.