Finnes det en oppskrift du kan følge for å konsekvent vinne?
Nei, dessverre, men det finnes en rekke ting du kan gjøre for å øke vinnersjansene betraktelig.
Tallenes dom
La oss se på noen tall først. Hvor mange konkurrenter har du dersom du deltar i en konkurranse? Dette varierer fra bransje til bransje selvsagt, men våre tall viser at at offentlige oppdragsgivere i snitt mottar litt over 3,9 tilbud pr. konkurranse. Det høres mye ut, men graver vi litt dypere, ser vi at i 45 % av konkurransene mottar de kun 0-2 tilbud.
Dette betyr at det er gode sjanser for at du konkurrerer mot færre enn 3 andre. Men gjør du en dårlig jobb med tilbudet ditt, er sjansen likevel stor for at en av konkurrentene har levert et tilbud som scorer bedre enn dere.
Så hvordan kan du oppnå bedre score? Handler det bare om pris? Eller handler det om at du serverer oppdragsgiveren gode nok argumenter for å gi tilbudet ditt en god score?
I noen tilfeller vil pris være en stor driver i konkurransen, men når kvalitet er vektet høyere enn pris, så kan du faktisk ta igjen en konkurrents prisfordel med en bedre score på kvalitet. Da er det viktig at du svarer på det oppdragsgiveren faktisk skal evaluere, og gjør det på en slik måte at innkjøperen som leser tilbudet ikke overser relevant informasjon.
Vurdering av tilbud i en anbudskonkurranse
For å få en idé om hvordan man faktisk oppnår god score, er det greit å vite litt om hvordan tilbudene vurderes.
Som hovedprinsipp skal det beste tilbudet pr. kriterium få best score.
“Beste tilbud pr. kriterium” er et viktig begrep å forstå, fordi alle momentene som er oppgitt skal vurderes. Oppdragsgiveren har ikke lov til å unnlate å evaluere et kriterium, bare fordi det ikke føles så viktig lenger, eller dersom alle tilbyderne svarer likt.
Dette betyr igjen at dersom det f.eks. er 8 temaer som vurderes innenfor et hovedkriterium, og du får dårlig score på ett av de, så har du allerede mistet verdifulle poeng.
Vi skal ta et par eksempler. Men husk at selv om de eksemplene vi presenterer kanskje ikke passer akkurat deg i din bransje og dine konkurranser, så forsøk likevel å trekke ut essensen av det vi forsøker å formidle, og lag din egen oppskrift.
Eksempel 1: konkurranse om rådgivende ingeniør
I slike konkurranser er ofte kompetanse viktige momenter. I mange tilfeller er det faktisk ofte kun pris og kompetanse som evalueres, og det er derfor ytterst viktig at du ikke mister verdifulle poeng.
I konkurransegrunnlaget skal det være oppgitt hvordan du skal dokumentere oppfyllelsen av kriteriet, og det er derfor viktig at du leser beskrivelsene nøye.
Vi har hentet et eksempel fra en ekte konkurranse om rådgivende ingeniører.
Kriteriet dreier seg om kompetanse og lyder slik:
Tilbudt nøkkelpersonells kompetanse og erfaring med oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Dokumenteres med CV for sentrale medarbeidere i prosjektet. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet).
Det oppdragsgiver ønsker å vite noe om er følgende; hvilken kompetanse og erfaring har dine sentrale medarbeidere og kan de tilføre vårt prosjekt noe verdifullt? Hvilke egenskaper har du og ditt team som oppdragsgiveren er villig til å betale ekstra for?
Skal du få god score her, må du nå sette deg ned å jobbe med CV-ene.
CV i anbudskonkurranser
Inneholder CV’ene den informasjonen oppdragsgiveren spør etter?
Det første du må vurdere er betydningen av “tilsvarende art, omfang og kompleksitet”? Her må du sette deg ned å lese grundig gjennom oppdragsbeskrivelsen, og finne ut av hvilke prosjekter du har deltatt i tidligere som er av liknende “art, omfang og kompleksitet”.
Det er disse prosjektene du må fokusere på i CV-en, fordi det er de som gir mest uttelling. Det er slike prosjekter som har en reell overføringsverdi for oppdragsgiver.
Vi mener ikke at du ikke skal si noe om andre prosjekter også. Disse kan også gi en viss overføringsverdi, men hold fokus på de som er mest relevante.
Legg også merke til hva beskrivelsen må inneholde: “byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet”. Dette må være viktige stikkord når du beskriver referanseprosjektene dine, så disse stikkordene må du notere ned slik at du ikke glemmer å besvare de. Hvis noe mangler, vil det medføre dårligere score, så enkelt er det.
Glem ikke informasjon om utdannelse. Du bør i tillegg få med relevante sertifiseringer og spesialkurs.
Eksempel 2: Et utredningsoppdrag innenfor IKT
Dette er også en konkurranse fra virkeligheten, og i denne konkurransen er det oppgitt et tildelingskriterium kalt “Løsningsforslag” som følges av denne beskrivelsen:
Under dette kriteriet vurderes:
- Forståelse for oppdraget.
- Kvalitet på forslaget til gjennomføring.
- Fremdriftsplan.
- Valgt løsning for å innhente kunnskap og informasjon.
- Plan for prosjektgjennomføring.
- Ressursfordeling i prosjektet.
Selv om dette er en annen type kriterium enn i forrige eksempel, så kan man i stor grad følge samme oppskrift. Dette innebærer å plukke beskrivelsen fra hverandre, punkt for punkt, og notere ned alle viktige stikkord.
Det første du må gjøre er å lage et dokument, hvor du lager egne avsnitt med overskrifter for hvert av de kulepunktene som er beskrevet. Under hvert kulepunkt, noterer du ned nye stikkord du kommer på, slik at du ender opp med en disposisjon som du kan jobbe videre med.
Ved å følge denne metoden oppnår du to ting:
- Du gjør det enklere for deg selv ved at du har en liste med momenter som skal beskrives
- Du gjør det enklere for oppdragsgiver å lese og evaluere tilbudet ditt
Hva du konkret skal skrive i hvert avsnitt, må du finne ut av ved å lese oppdragsbeskrivelsen. Det er her din erfaring og bransjekunnskap er viktig. Se etter emner og stikkord som kan hjelpe deg på vei.
Husk å fokusere på det oppdragsgiver ønsker informasjon om, ikke hva du selv er stolt av. Det er oppdragsgivers behov som skal dekkes. Dine egne tanker om firmaets fortreffeligheter er egentlig ikke særlig relevant.
Se også etter om de har skrevet noe om bakgrunn og målsetting med prosjektet. Dette kan gi nyttig og viktig informasjon om hva oppdragsgiver faktisk ønsker å oppnå, og du kan finne viktige suksessfaktorer som kan gi deg ekstra score.
Med denne metoden reduserer sjansen for at du glemmer å besvare viktige momenter, og du reduserer muligheten for at oppdragsgiver går glipp av, eller overser viktig informasjon i tilbudet. Du serverer innkjøperen gode argumenter for å gi tilbudet ditt en høy score.
Forhold som ikke er besvart vil gi deg 0 poeng, og ut fra en liste med 6 momenter som i dette eksempelet, risikerer du å miste 1-2 poeng av 10 mulige. Kanskje mer også, dersom nettopp det ene ubesvarte momentet blir vektet høyere enn de øvrige. Det er kanskje nok til at du vippes ned til 2. plass hvis du ellers er best på alle andre kriterier.
Som kjent; i anbudskonkurranser deles det ikke ut sølvmedaljer.
Vi håper du har fått noen nyttige tips, og at du forsøker å bruke vår oppskrift neste gang. Og ikke nøl med å gi oss en tilbakemelding om hvordan det gikk.
Lykke til!