I artiklene "Bør du delta i anbudskonkurransen?" og "Hvordan øke vinnersjansene i anbudskonkurransen" så vi på hvilke forhold du bør tenke på før dere begynner å levere anbud. Ett viktig forhold i denne sammenhengen er; hvor godt kjenner oppdragsgiver ditt firma fra før? Og hvordan kan du komme i posisjon til å øke dine vinnersjanser?
Dine konkurrenter som ofte vinner anbudskonkurranser, sitter ikke på gjerdet og venter på at konkurransene dukker opp på Doffin. Hvis dette er din strategi, bør du vurdere å endre den, fordi deres konkurrenter har antagelig allerede et fortrinn.
Oppdragsgivers kjennskap til ditt firma
Vi var inne på dette i de overnevnte artiklene, og hovedpoenget her er at oppdragsgivers kjennskap til ditt firma, kan gjøre det enklere for oppdragsgiveren å velge ditt firma. Rent objektivt sett skal det ikke ha noen betydning, men i praksis viser det seg at denne tilliten gjør at oppdragsgiver i større grad stoler på det du presenterer i tilbudet ditt. Og tillit er en viktig suksessfaktor.
Hvordan du presenterer firmaet for å bygge tillit kommer an på hvordan du kommer inn i dialogen med oppdragsgiveren, og på hvilket tidspunkt.
Det som er viktig er at dere presenterer løsningen på en god og forståelig måte. Hvis du henvender deg til teknisk personell, kan du gjerne presentere løsningen ut fra et teknisk ståsted. Er målgruppen din derimot økonomisjefen, er det derimot sparte penger som er fokuset. Gode case-beskrivelser er også viktig, siden dette gir mottakeren bedre forutsetninger for å vurdere overføringsverdien til sin virksomhet.
Mulighet til å påvirke konkurransegrunnlaget
Hvis du oppdager en konkurranse på Doffin, og først da skal dykke ned i detaljene i dokumentene, kan dere risikere å bli tatt på senga fordi du må begynne på scratch. Har du skaffet deg kjennskap til anbudskonkurransen på forhånd, vil du ha bedre forutsetninger for å komme godt i gang helt fra starten.
Som nevnt tidligere, vil det ofte være slik at en eller flere av dine konkurrenter i en konkurranse har kjennskap til bakgrunn og formål med konkurransen allerede før den blir kunngjort på Doffin. Kanskje de sågar har kunnet komme med innspill knyttet til kravene, eller har kunnet skissere mulige løsninger for oppdragsgiveren. Med denne kunnskapen kan de i større grad spisse tilbudsbesvarelsen for å treffe best mulig på tildelingskriteriene. Men denne muligheten har også dere, såfremt dere vet å gjøre dere kjent i markedet på riktig måte og til rett tid.
Nettopp timing er viktig. Du har selvsagt best mulighet til å komme i en god posisjon før oppdragsgiver har ferdigstilt konkurransegrunnlaget. Ideelt sett bør du komme på banen når de begynner på forberedelsene til en ny konkurranse.
Still med et forberedt team
Hvis dere allerede før konkurransen blir kunngjort vet hva som kommer, kan dere på et tidlig tidspunkt sette sammen et anbudsteam og legge en fremdriftsplan. Dere kan blokke ut tid i kalenderen og planlegge en tilbudsstrategi. Dere kan også begynne å analysere konkurrentene deres og vurdere hvem som kommer til å delta.
Med gode forberedelser blir det mindre stress, og dere har bedre muligheter til å skrive et godt og treffsikkert tilbud.
5 steg for å skaffe konkurransefortrinn
Så hva kan du gjøre for å stille bedre forberedt og skaffe dere et sårt tiltrengt konkurransefortrinn? La oss se på hvilke muligheter dere har for å finne hvilke kontrakter som snart kommer på Doffin, slik at dere faktisk kan komme i posisjon for en dialog.
1. Gjør deg kjent med hvilke konkurranser som kommer
Dette har vi også nevnt i tidligere artikler, men det er viktig nok til å gjentas. Følg med på de såkalte “Veiledende kunngjøringene” på Doffin. Dette er kunngjøringer hvor oppdragsgiver gjerne ønsker å komme i kontakt med potensielle leverandører. Oppdragsgiverne bruker denne kunngjøringen for å invitere til en dialog, så her må du være på hugget og melde interesse slik at du kan komme med gi dine innspill.
Begrepet RFI (Request for information) har etterhvert blitt mer innarbeidet i det offentlige også, så du kan gjerne bruke “RFI” som søkeord på Doffin.
Ofte brukes innspillene fra leverandørmarkedet til å utforme konkurransegrunnlaget slik at det treffer markedet best mulig. Hvis du ikke følger med, vil konkurrentene dine gjøre det, og da havner du bakpå.
Hvordan en RFI utformes varierer. Det kan være alt fra skjemaer du skal fylle ut, kravspesifikasjoner du skal gi tilbakemelding på, eller helt åpent slik at aktuelle tilbydere kan sende inn markedsmateriell. Det gjelder å lese kunngjøringen godt, slik at du svarer på det formatet oppdragsgiver forventer.
Men når du deltar i en RFI, stiller du jo strengt tatt likt med dine konkurrenter, så hvordan kan du finne de potensielle konkurransene som ikke lyses ut som en RFI?
2. Søk etter kontraktstildelinger
Hvis du er i markedet for rammeavtaler, så er det mulig å finne potensielt kommende konkurranser om nye rammeavtaler med søkefunksjonen på Doffin.
Husk at rammeavtaler har en maksimal varighet på 4 år, og som oftest er dette organisert som 2 års varighet med 1+1 års opsjon på forlengelse dersom man er fornøyd med leverandøren.
Når en oppdragsgiver har inngått en avtale med en verdi over EØS-terskelverdi, skal dette kunngjøres på Doffin. Og en inngått rammeavtale vil jo utløpe etter 4 år, så ved å søke etter kontraktstildelinger ca 3 år tilbake i tid, vil du avdekke hvilke rammeavtaler som antageligvis er under arbeid for en ny kunngjøring.
Utgående rammeavtaler er din mulighet til å kontakte oppdragsgiveren, og kanskje komme i dialog om fremtidig behov og mulige nye eller innovative løsninger.
3. Søk etter gamle konkurranser
Faktum er at mange oppdragsgivere glemmer å kunngjøre kontraktstildelingene. I praksis er innkjøperen ofte presset på tid, og så snart kontrakten er i boks, er innkjøperen allerede i gang med et nytt prosjekt. Så du bør derfor ikke kun stole på kontraktstildelingene på Doffin.
Du bør også søke etter konkurranser som hadde tilbudsfrist tilbake i tid.
Fordi rammeavtaler ofte har en varighet på 4 år, så bør du søke etter konkurranser med tilbudsfrist for omtrent 3 år siden. Her er ingen fasit, så du må prøve deg frem.
Poenget er at en rammeavtale som hadde tilbudsfrist for ca 3 år siden, begynner å nærme seg slutten, og at oppdragsgiver antagelig er i en prosess for å forberede seg til neste anbudsrunde for å fornye rammeavtalen.
I et slikt tilfelle har rammeavtalen løpt ut den maksimale varigheten, noe som igjen betyr at oppdragsgiveren har vært fornøyd med leverandøren, og har benyttet seg av prolongeringene. Det vil derfor antagelig sitte langt inne for oppdragsgiver å måtte bytte leverandør. Derfor er det ekstra viktig at dere kommer på banen for å skape kontakt og bygge tillit, slik at dere kan snu frykten for å inngå avtale med ditt firma til at de faktisk ønsker seg dere som ny leverandør.
Men dersom oppdragsgiver ikke benytter seg av prolongeringene, er dette ofte et sikkert tegn på at den valgte leverandøren i forrige runde ikke nådde opp til forventningene, og det ligger an til at oppdragsgiveren ønsker et leverandørbytte. Dere bør derfor også søke etter konkurranser med tilbudsfrist ca 1 år tilbake i tid.
4. Sjekk oppdragsgiverens kontraktsregister
Mange oppdragsgivere har publisert sitt kontraktsregister på nettet. Enten som en nettside hvor du kan klikke deg inn på avtalene, eller som et regneark. Dette kan være en nitidig jobb, men et godt utgangspunkt er jo Doffin-søkene du allerede har gjort for å finne potensielle oppdragsgivere.
Ved å finne frem til hvilke kontrakter oppdragsgiveren faktisk har, kan du kanskje også finne kontaktinformasjon til en innkjøper, slik at du kan ta direkte kontakt. Det er alltid enklere å finne rett person slik, enn å måtte gå via sentralbordet.
5. Men hvem er dine konkurrenter?
Du kjenner kanskje markedet godt nok til å ha full oversikt, men det kan godt være noen helt ukjente der ute også. Ved å søke på Doffin og i kontraktsregistrene som beskrevet over, kan du også kartlegge hvilke av dine konkurrenter som har blitt tildelt kontrakt, og hvor stor kontrakten er. Dette er også viktig informasjon når du skal legge en anbudsstrategi for kommende konkurranser.
I denne artikkelen har vi forsøkt å gi deg litt informasjon som kan hjelpe deg videre til å bygge gode relasjoner med potensielle kunder. Selv om alle tilbud skal vurderes objektivt ut fra et sett tildelingskriterier, er gode relasjoner er viktig, også innenfor offentlige anbudskonkurranser.