I denne og neste artikkel skal vi forsøke å komme med noen nyttige tips i forbindelse med selve tilbudsprosessen. Det er mange snubletråder i en anbudskonkurranse, men med et klart mål i sikte og med en god plan, reduseres muligheten for å gjøre feil som kan medføre at dere blir avvist.

Skal, skal ikke? Det er spørsmålet

I en tidligere artikkel så vi på hvilke forhold dere bør vurdere før dere bestemmer dere for å delta i en konkurranse. Man kaller dette gjerne en GO/NO-GO-analyse, og denne har noen helt konkrete forhold dere bør ta i betraktning før dere begynner på tilbudet deres. Har du ikke lest artikkelen, så bør du absolutt gjøre det.

Les innlegget: Bør du delta i anbudskonkurransen?

Start i god tid

Vi begynner med det mest banale, men dessverre altfor ofte neglisjerte rådet først. Start i god tid. Dette kan ikke sies ofte nok. Er dere sent ute og ender opp med skippertakmetoden for å nå fristen, har dere allerede et dårlig utgangspunkt. 

Å skrive gode tilbud krever at man setter av tid og henter inn de rette ressursene. Dette kommer vi tilbake til litt senere.

Bestem dere tidlig for hva dere skal tilby

Hvis dere er i den situasjonen at dere har alternative løsninger som kan tilbys, så bør dere så tidlig som mulig bestemme dere for hvilke løsning dere ønsker å gå med. Når vi sier løsning, må dere se på dette som en samlebetegnelse på ytelsen dere skal tilby for å løse oppdraget.

Det kan dreie seg om et produkt- eller produktspekter, design av en løsning som er sammensatt av forskjellige deler, hvilket konsulentteam dere skal tilby, etc. Altså den samlede pakken som oppdragsgiveren skal evaluere.

I denne sammenheng er det viktig å lese grundig gjennom oppdragsbeskrivelsen og tildelingskriteriene, se på om noen av kravene i kravspecen er beskrevet som evalueringskrav eller bør-krav, samt vektingen av kriteriene. Det har liten hensikt å tilby Rolls Royce når pris er vektet såpass høyt at de egentlig er ute etter en Lada.

Følg med på spørsmål og svar

Kommunikasjon med oppdragsgiver er viktig og dere må være på hugget og komme på banen så tidlig som mulig dersom noe er uklart. Jo før dere får avklart uklarhetene, jo tidligere kan dere designe og skreddersy løsningen.

Dere må også passe på å følge med på de spørsmålene som blir besvart underveis i tilbudsperioden frem mot tilbudsfrist. Ofte kan konkurrentene komme med spørsmål som påvirker hvordan dere best kan løse oppdraget. 

Vi har hørt om noen leverandører som begynner å jobbe med besvarelsen først etter at 6-dagersfristen er passert. Dette er en strategi vi ikke anbefaler. Skulle det da være ting som er uklart, så har dere ikke lenger mulighet til å stille spørsmål til innkjøperen.

Har du ikke hørt om 6-dagersfristen? Dette er en regel i konkurranser over EØS terskelverdi, som sier at oppdragsgiver ikke har lov til å komme med nye opplysninger nærmere tilbudsfrist enn 6 dager. 

Lag en sjekkliste

Dette punktet handler også om å være strukturert. Med en sjekkliste, får du bedre oversikt over hvilke oppgaver som venter deg og teamet ditt, og dere har en konkret oppgaveliste du kan bruke for å sjekke av ting etter hvert som de blir ferdig.

Hva bør sjekklisten inneholde?

Hvis dere ikke leverer inn forespurt dokumentasjon, blir dere avvist, så enkelt er det. Så punkt nr. 1 er å finne ut hvilken dokumentasjon som kreves. 

Hvor finnes denne dokumentasjonen og hvem har ansvaret for å finne den frem og legge det klart til innlevering. Må dere hente inn noe fra underleverandør eller produsenter? Er skatteattesten oppdatert? Har dere det som kreves av økonomisk dokumentasjon? Referanselister, er det klart? Osv, denne listen kan være lang. 

Andre viktige momenter er tidlige frister for å innhente dokumentasjonen. Dette må dere ha på plass så tidlig som mulig, slik at det ikke blir stress helt på slutten. Erfaringsmessig må man kanskje purre både 2 og 3 ganger på en tredjepart før dere får svar, og selv da er kanskje det de har sendt dere utilstrekkelig. Så vær tidlig ute.

Besvarelse av ESPD

ESPD er først og fremst aktuelt i konkurranser over EØS terskelverdi. Les gjerne vår artikkel om ESPD-skjema fra A-Å.

Vær ekstra påpasselig hvis dere skal benytte underleverandører. Hvis dine underleverandører også skal besvare ESPD må disse varsles og involveres tidlig. 

Erfaringsmessig er det også her mange sliter helt på tampen av tilbudsfristen, fordi underleverandøren har ikke besvart EPSD-skjemaet, og dere får kanskje ikke levert tilbudet uten hans besvarelse. 

Den tekniske løsningen for besvarelse av ESPD for underleverandører varierer litt mellom de forskjellige KGV-løsningene, så sett deg tidlig inn i hvordan dette skjer i den aktuelle konkurransen. 

Sammen er vi dynamitt

Hvis du jobber i et lite firma og du sitter med hele besvarelsen alene, så er jo ikke et tilbudsteam noe aktuelt tema. Men hvis dere er flere i firmaet som har forskjellige fagfelt, er det viktig å involvere de som sitter med spisskompetanse til å delta i besvarelsen. 

Så tidlig som mulig bør dere derfor sette opp et team, og hvert medlem bør ha dedikerte oppgaver. Hvis dere har et dokument eller regneark som skal besvares, så bruk taggefunksjonene flittig slik at hvert teammedlem er tagget på de punktene han eller hun skal besvare. Det er viktig at alle jobber i samme dokument, slik at hver enkelt medarbeider ser helheten og konteksten. 

Bruk de samhandlingsfunksjonene som finnes i Office-pakken eller Gsuite flittig, og unngå for all del at alle sitter med hver sin kopi av dokumentet som skal besvares

Forskjellige teammedlemmer har kanskje forskjellig språk eller måter å formulere seg på. Derfor bør dere ta en avsjekk underveis for å finne ut om dere er på rett spor og for å unngå at enkelte deler av tilbudet ikke er besvart på en måte som er vanskelig for innkjøperen å tyde. 

Hvis dere har den luksusen at det er flere innenfor et fagfelt som kan være med å besvare, så tenk litt på hvem som har beste evner til å formulere seg på en god måte. Det hjelper lite om besvarelsen er faglig og teknisk korrekt dersom innkjøperen som skal lese det ikke forstår hva dere forsøker å formidle.

I neste artikkel skal vi se på noen viktige forhold rundt kommunikasjon med oppdragsgiver, hva du må sjekke underveis i tilbudsprosessen, og selve innleveringen av tilbud.