Hvordan øke vinnersjansene i anbudskonkurransen

I artikkelen "Bør du delta i anbudskonkurransen?" stilte vi noen spørsmål knyttet til om man faktisk bør bruke tid og ressurser til å delta i en konkurranse. I denne artikkelen skal vi fortsette med ytterligere tre forhold som i større grad dreier seg om deres konkurranseevne. For det har jo ingen hensikt å delta, dersom dere faktisk ikke har noen vinnersjanser.

1. Kan dere tilby noe unikt i markedet?

Uten et spesielt konkurransefortrinn, stiller du sannsynligvis ganske likt med resten av konkurrentene, eller sannsynligvis bak en konkurrent som har nettopp noe unikt å tilby.

Dersom pris er vektet med 50 % eller mer, kan dere gamble på å dra til med skikkelig lave priser, men kommer dere da til å tjene penger?

Har dere derimot noe unikt å tilby, må dere sørge for å få frem dette på en god måte i tilbudet. Har dere et produkt med helt spesielle egenskaper, eller basert på en ny teknologi, ja så må du presentere dette på en måte som gjør at oppdragsgiver kan belønne det med høy score. Det er her tildelingskriteriene kommer inn i bildet. Les kriteriene nøye og sett deg grundig inn i oppdragsgivers behov og målbilde.

Det hjelper lite å ha et unikt produkt dersom oppdragsgiver ikke kan belønne unikheten i evalueringen, og det er nettopp her dine strategiske konkurrenter kan ha et fortrinn dersom de har vært i dialog med oppdragsgiveren på forhånd.

2. Har dere minst tre ideelle referanser?

Det er ingen hemmelighet at de mange oppdragsgivere innen offentlig sektor føler seg spesielle. Alle mener selv de har helt spesielle behov, når sannheten er at de egentlig er ganske like.

I mange konkurranser må du ha referanser for å kunne delta, eller at tilbudet blir evaluert på hva du eller teamet deres har levert av lignende oppdrag tidligere. Dette kan dreie seg om både varer, løsninger, tjenester eller en kombinasjon, så her er rådet ganske generelt.

Dersom et kvalifikasjonskrav er referanser, f.eks. tre referanser siste 3 år, er det i utgangspunktet tilstrekkelig at du oppfyller minimumskravet for å delta i konkurransen. Men utfordringen kan ofte være å få frem relevansen i referanseoppdragene du presenterer. 

Les innlegget: Hva er kvalifikasjonskrav, krav og kriterier i et anbud?

Hva du mener er relevant, kan være noe annet enn hva oppdragsgiver mener er relevant. Referanseoppdragene må derfor beskrives på en måte som gjør at oppdragsgiver faktisk kan vurdere hva dere har levert tidligere, uavhengig av om det gjelder kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier. 

Foruten det obligatoriske hvem kunden var, og kontraktens leveringstidspunkt og størrelse, bør en god referansebeskrivelse ha følgende struktur:

• Hvordan fikk dere oppdraget? Vant dere en anbudskonkurranse, eller var det en direkteanskaffelse? Hvorfor fikk dere oppdraget?
• Hva gikk oppdraget ut på? Gi en kort beskrivelse av oppdraget og aktuelle utfordringer.
• Hvordan gikk dere frem for å løse oppdraget? Dette er det punktet dere bør vie mest plass. Skriv litt om metodikk og kvalitetssikring, og hvis det er relevant må dere også nevne miljøhensyn. 
• Hvilke resultater oppnådde dere? Resultater er viktig, for det er tross alt derfor oppdragsgiver har lyst ut konkurransen; de har dannet seg et bilde av hvilket resultat de skal oppnå.

Med denne strukturen gir dere innkjøperen en kontekst, og han vil ha en bedre forståelse av hva dere faktisk kan oppnå av resultater. Den bør ikke være for lang, maks en side.

Men vær OBS! Hvis konkurransegrunnlaget sier noe om begrensninger i hva og hvor mye dere kan levere av referansebeskrivelser, må dere følge dette slavisk. I verste fall kan dere bli avvist dersom dere går ut over de kravene som er satt.

3. Kjenner oppdragsgiveren dere fra før?

Helt objektivt sett skal dette ikke ha noe å si for deres vinnersjanser, men tenk litt på din egen situasjon: Hvem vil du helst at skal pusse opp badet ditt? Hos hvilken bilforhandler vil du helst kjøpe bil?

Om oppdragsgiveren har inngående kjennskap til firmaet ditt fra før, er jo det en stor fordel, så lenge de har positive erfaringer selvsagt. Dette blir kanskje enda viktigere dersom det er snakk om en avtale av en viss varighet, og ikke minst dersom avtalens suksessfaktorer er kompetanseutveksling og strategisk samarbeid, eller at det som skal leveres er typiske flaskehalsprodukter. 

Dersom det er en rammeavtale hvor dere må konkurrere mot dagens leverandør, vil oppdragsgiver antagelig vegre seg noe for å måtte bytte leverandør. Dette gjelder nok særlig dersom de ser for seg å måtte bytte til et helt ukjent firma. 

I forrige artikkel nevnte vi så vidt hvordan strategiske leverandører jobber seg inn mot potensielle oppdragsgivere. Og det er jo nettopp for å ikke stille i kategorien “totalt ukjent tilbyder”. 

Så kan du svare “Ja” på spørsmålet i overskriften, går det i favør å levere tilbud. Hvis ikke, bør du ha svart “Ja” på flere av de andre spørsmålene i denne og forrige artikkel.

Lykke til!